Interesuje Cię nasza oferta?

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest SI-Consulting Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (53-111), ul. Ślężna 118, zwana dalej „Spółką”, która przetwarza Pani/Pana dane osobowe w celu odpowiedzi na zadane za pomocą formularza zapytanie. Zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1182 z późn. zm) przysługuje Pani/Panu prawo wglądu do treści swych danych oraz ich poprawiania lub żądania usunięcia.


Jarosław Pyrgies


Firmy wykorzystujące system ERP każdego dnia generują bardzo duże ilości dokumentów, na przykład: zeskanowane faktury, pliki projektowe systemów CAD, zdjęcia nieruchomości, itp. Dokumenty są nieodzownym elementem funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa, bez których nie może ono istnieć. Niestety często takie dokumenty składowane są w różnorakich lokalizacjach, np.:

  • w odległych miejscach sieciowych serwerów, gdzie wyszukiwanie konkretnych informacji może być bardzo czasochłonne i uciążliwe
  • na dyskach lokalnych komputerów, do których dostęp jest wręcz niemożliwy dla wszystkich pracowników.

W takich sytuacjach pomocny staje się System Zarządzania Dokumentami (ang. Document Management System). Jest to standardowa funkcjonalność systemu SAP ERP bez konieczności zakupu dodatkowych licencji lub jakichkolwiek opłat (z wyjątkiem integracji z systemami CAD). System DMS jest dostępny od wersji SAP R/3 3.1. Większość opisanych poniżej funkcjonalności została uruchomiona już od wersji 4.6.

Architekturę SAP DMS przedstawia poniższy rysunek.
 

    • Architektura SAP DMS

 

Możliwości oraz funkcjonalności rozwiązania SAP DMS:

  • Konfiguracja dowolnej ilości rodzajów dokumentów
  • Bezpieczne przechowywanie załączników

Standardowo załączniki dla SAP DMS mogą być przechowywane w bazie SAP ERP, co jednak nie jest zalecane z powodu ograniczeń pojemnościowych baz systemu ERP oraz ograniczania ilości załączników do dwóch. Najczęściej dla SAP DMS instaluje się SAP Content Server, który znosi wszelkie ograniczenia związane z ilością załączników. SAP CS wchodzi w zakres SAP ERP, a więc nie wymaga dodatkowych licencji.

  • Kontrolowana archiwizacja oraz wyświetlanie dokumentów z wykorzystaniem wewnętrznej przeglądarki oraz aplikacji zewnętrznych

Wewnętrzna przeglądarka SAP GUI (ECL Viewer) umożliwia przeglądanie bardzo dużej ilości formatów plików rastrowych oraz wektorowych, takich jak PDF, JPG, BMP, TIFF, GIF, DWG, DWF, PNG, PS, TXT, itp. oraz formatów plików trójwymiarowych, takich jak JT, STL oraz VRML.

Poniższy rysunek przedstawia ECL Viewer dla SAP GUI.

 

    • ecl viewer dla sap gui
  • Wersjonowanie dokumentów

W przypadku ostatecznego zatwierdzenia wybranego dokumentu istnieje możliwość utworzenia jego nowej wersji, a następnie wprowadzenie zmian dla tej wersji. Działania te nie mają wpływu na wcześniejszą wersję, która pozostaje w systemie bez zmian.

  • Połączenie z innymi obiektami systemu SAP

Standardowa funkcjonalność DMS pozwala na połączenie dokumentu z innymi obiektami biznesowymi SAP, takimi jak materiały, klienci, pozycje zamówienia, dane podstawowe urządzeń i inne. W przypadku, gdy wybrany obiekt nie będzie dostępny w standardzie, istnieje możliwość podłączenia go za pomocą rozszerzeń systemu SAP ERP.

  • Możliwość rozszerzenia atrybutów dokumentu poprzez wykorzystanie klasyfikacji

Do każdego rodzaju dokumentu DMS istnieje możliwość przypisania własnej klasyfikacji z nieograniczoną liczbą atrybutów na potrzeby parametryzacji dokumentu. Następnie bardzo przydatną funkcjonalnością jest wyszukiwanie dokumentów po atrybutach utworzonej klasyfikacji.

Poniżej zilustrowano wykorzystanie klasyfikacji w SAP DMS.

 

    • wykorzystanie klasyfikacji w sap dms
  • Wsparcie zarządzania zmianami

W konfiguracji DMS, dla każdego rodzaju dokumentu mamy możliwość włączenia śledzenia zmian poszczególnych pól dokumentu, a następnie wylistowania historii modyfikacji pól wykonanych przez wszystkich użytkowników zmieniających dokument.

  • Możliwość wykorzystania wielu mechanizmów autoryzacji

Istnieje szereg standardowych obiektów autoryzacji dla DMS – do tworzenia, zmiany lub wyświetlania dla pojedynczego dokumentu, rodzaju dokumentu, statusu, itd.

  • Integracja z aplikacjami pakietu Microsoft Office

W przypadku załączników pakietu Microsoft Office, takich jak pliki MS Word, MS Excel ich wyświetlanie następuje w środowisku SAP ERP, które integruje się z pakietem MS Office zainstalowanym na komputerze użytkownika.

  • Obsługa statusów

Bardzo przydatną funkcjonalnością SAP DMS jest możliwość konfiguracji statusów dla danego rodzaju dokumentu. Konfiguracja pozwala na zastosowanie dowolnej ilości statusów, które mogą służyć do kolejnych kroków zatwierdzania.

Na potrzeby obiegu dokumentów istnieje możliwość utworzenia Workflow reagującego na poszczególne statusy.

Poniższa ilustracja przybliża obsługę statusów w SAP DMS.

 

    • obsługa statusów w sap dms
  • Możliwość ustawienia automatycznej konwersji załączników z formatów projektowych na formaty ogólnie dostępne

W przypadku formatu plików, których przeglądanie może nie być dostępne za pomocą standardowych przeglądarek, istnieje możliwość wykonania ich konwersji do formatów ogólnie dostępnych, takich jak PDF.

  • Różnorodne interfejsy dostępowe

Dostęp do dokumentów DMS jest możliwy za pomocą kilku narzędzi:

  • SAP GUI – standardowy dostęp do system SAP ERP
    • dostęp do sap dms poprzez sap gui
  • Web Documents – dostęp poprzez przeglądarkę internetową
    • dostęp do sap dms poprzez przeglądarkę internetową
  • SAP Easy DMS – aplikacja pod system Windows (Vista, XP, 7)
    • dostęp do sap dms poprzez easy dms
  • SAP Portal iView – dostęp z poziomu SAP Portal
  • Liczne możliwości rozszerzeń standardowej funkcjonalności

Dla SAP DMS istnieje szereg możliwości zmian standardu rozszerzających funkcjonalność poprzez zastosowanie BADI, Customer Exit’y oraz User Exit’y.

  • Integracja z systemami CAD

Na potrzeby integracji systemu SAP DMS z systemami CAD kilka firm zewnętrznych (Cideon, Cenit, DSC, Tesis) utworzyło narzędzia integracyjne z systemami CAD, takimi jak AutoCad, Solid Edge, CATIA, Microstation, Inventor, Solid Works i inne. Należy jednak pamiętać, że funkcjonalność ta jest dodatkowa płatna.


_______________________________________________________________________________

O autorze

Jarosław Pyrgies – Senior Konsultant ABAP

Posiada ponad 8-letnie doświadczenie w programowaniu w systemie SAP w modułach MM, WM, SD, PP, QM, FI, CO, FI-AA, HR, CRM oraz ponad 11-letnie doświadczenie w pracy przy projektowaniu i tworzeniu oprogramowania w różnych technologiach i na różnych platformach