Obieg faktur zakupowych - skanowanie, ewidencja, zatwierdzanie, księgowanie i obsługa płatności
Trudno sobie wyobrazić przedsiębiorstwo, które nie dokonuje zakupów. Bardzo często skala ilość dokumentów przewyższa procesy sprzedażowe. Uwzględniając przy tym niejednorodność zakupów (różne procesy zakupów, mnogość dostawców i formatów dokumentów itp.) automatyzacja staje koniecznością, ale także też nie lada wyzwaniem.
Niezależnie od specyficznych wymagań wyróżnić można zawsze te same elementy:
Ewidencja dokumentów przychodzących.
Najczęściej odbywa się to wyznaczonej kancelarii (sekretariacie) – tam kierowane są wszystkie faktury zakupowe. Wyznaczony pracownik (pracownicy) poddają je skanowaniu i tworzą metryki elektroniczne dokumentów (ręcznie lub przy wsparciu elektronicznego rozpoznawania tekstu). Tak przetworzone dokumenty tworzą archiwum dostępne dla innych uczestników procesu.
W jednym z zaawansowanych rozwiązań osiągnęliśmy poziom obsługi ponad tysiąca dokumentów przez jedną osobę.
Obieg dokumentów, zarządzanie obiegiem
Ten element rozwiązania, potocznie nazywany systemem workflow, ma za zadanie obsługę obiegu dokumentów wśród odpowiedzialnych za nie osób. W zależności od przyjętej ścieżki procesu zależeć to może od rodzaju dokumentu, wartości zakupów czy wynikać z potrzeby potwierdzenia i uzupełnienia danych (np. potwierdzenie wykonania usługi, dostawy, przypisanie poprawnego numeru zamówienie, projektu czy MPK).
Realizując nasze rozwiązania zawsze opieraliśmy się na założeniu, że najlepsze informacje ma osoba związana z danym zakupem, transakcją – wielokrotnie realizowane procesy workflow wychodziły poza system SAP przebiegając częściowo w systemie Lotus czy na portalach WWW, dając możliwość dostępu do danych użytkownikom niepracującym na co dzień z SAP.
Księgowanie i płatności
Kompletne, zatwierdzone dokumenty trafiają do księgowości. Automatycznie zostają wstępnie wprowadzone a księgowy dokonuje jedynie finalnego sprawdzenia i księgowania. Zebrane w procesie obiegu dokumentu informacje pozwalają jednoznacznie zakwalifikować dokument do płatności lub daną płatność wstrzymać.
Monitorowanie procesu
Kontrahent pyta się co się dzieje z jego fakturą, kiedy otrzyma płatność?
Potrzebne jest odszukanie danego dokumentu, prześledzenie historii prac nad nim?
Monitorując statusy przetwarzanych dokumentów można łatwo zidentyfikować wąskie gardła, przedłużające się operacje i odpowiednio wcześnie zareagować.
