Zgodnie z informacją udostępnioną przez SAP wsparcie systemów ECC zakończy się z końcem roku 2027. Jest to moment, do którego obecni użytkownicy systemu ECC powinni zmigrować się do sukcesora tego rozwiązania – S/4HANA. Producent oferuje dwie ścieżki konwersji – nową implementację (tzw. Greenfield) lub konwersję techniczną (tzw. Brownfield). Wiele przedsiębiorstw pracujących na systemie ECC deklaruje chęć wyboru ścieżki konwersyjnej. O czym należy pamiętać przygotowując się do takiego projektu? Poniżej kilka wskazówek.
Wymagania techniczne, które należy spełnić przed migracją do S/4
System źródłowy powinien być w wersji SAP ECC 6.0 z EHP 0-8 i posiadać odpowiednie adaptacje komponentów (zgodnie z notą SAP 2943206 - SAP S/4HANA 2020: Restriction Note). Należy dodatkowo pamiętać, że projekt konwersji wymaga wykonania części kroków jeszcze na systemie ECC. Dla niektórych z tych zadań konieczne jest wgranie not, które zawierają minimalne wymagania dotyczące poziomu EHP. Po analizie tych wymagań rekomendujemy aby system konwertowany był w wersji ECC z EHP 8.0.
Raporty wspierające proces konwersji
SAP dostarcza szereg narzędzi wspierających proces. O tych narzędziach szerzej opowiemy wkrótce. Dziś skupię się na obligatoryjnym raporcie Readiness Check (2913617 - SAP Readiness Check for SAP S/4HANA). Raport ten (dostępny od 2017 r. i regularnie aktualizowany) pomaga ocenić aktualny stan istniejącego systemu SAP ERP, a dalej jest cennym źródłem szacunków kosztów i czasu wymaganych do realizacji projektu konwersyjnego. Aby raport pokazał optymalną ilość informacji, rekomendowane jest uruchomienie logowania w systemie ECC (zgodnie z notą 885926 - ABAP SQL Monitor). Tym samym osiągnięty zostanie cel identyfikacji rozszerzeń aktywnych, wymaganych do dostosowania oraz tych, które są zaszłością systemową i można je z systemu usunąć. Minimalny, zalecany przez nas okres monitorowania systemu przed wykonaniem Readiness Check to 3 miesiące.
Baza danych
Jak wiemy, konwersja do S/4HANA nie wymaga osobnego projektu migracyjnego bazy danych do HANA. Proces realizowany jest w ramach czynności konwersyjnych. Ale… wspomniany Readiness Check dostarcza informacji o zapotrzebowaniu na pamięć systemu po konwersji do S/4HANA. Otrzymują tutaj Państwo również informację, ile GB pamięci RAM można zaoszczędzić dzięki archiwizacji. W kontekście inwestycyjnym jest to niewątpliwie niezwykle cenna informacja. Dodatkowo należy pamiętać, iż wielkość bazy znacznie wpłynie na czas konwersji. Jeżeli zależy nam na optymalizacji tego aspektu projektu, konieczne jest zmniejszenie jej rozmiaru.
Migracja do Business Partnera
Jednym z głównych działań w projekcie konwersji systemu SAP S/4HANA jest zadanie określane jako Customer Vendor Integration (CVI). Czynność ta ma na celu utworzenie Partnerów Biznesowych dla klientów, dostawców, pracowników i osób kontaktowych w systemie SAP ERP jeszcze przed rozpoczęciem konwersji systemu S/4HANA. Wdrożenie CVI jest warunkiem wstępnym konwersji systemu SAP ERP na SAP S/4HANA. Przed wykonaniem operacji konwersji do BP należy zarchiwizować rekordy oznaczone do usunięcia. Dodatkowo wskazane jest wyczyszczenie danych. Niezliczone duplikaty bardzo utrudniają identyfikację naprawdę aktywnych partnerów biznesowych. Firmy, które dokonały konwersji do S/4HANA, a nie zaangażowały się w odpowiednie wyczyszczenie danych, odkrywają, iż dane są nieprawidłowe i niekompletne, automatyczne transakcje nie są realizowane, a dostawy trafiają pod zły adres. Aby zmitygować takie ryzyko w naszym projekcie konwersyjnym należy odpowiednio wcześnie dokonać przeglądu danych podstawowych konwertowanych do Business Partnera. Zalecane jest skorzystanie z narzędzi SAP dedykowanych do usuwania duplikatów, zweryfikowanie nakładania się zakresów numerów w obiektach rozdzielnie funkcjonujących w systemie ECC (ograniczenia wynikające z zastosowania BP), przeanalizowanie występujących grupy kont, etc. Świadomość tego zadania dla wielu Klientów jest już wystarczającym sygnałem do podjęcia kroków przygotowawczych przed projektem konwersji już dzisiaj.
Usłyszałam ostatnio, że w Chinach na pytanie „Kiedy jest najlepszy moment na sadzenie drzewa” odpowiada się „20 lat temu. Drugi najlepszy czas jest teraz”. Przysłowie to w sposób bardzo trafny adresuje odpowiedź na pytanie „Kiedy rozpocząć projekt konwersji?”. Jeżeli tego nie zrobiłeś do tej pory, to teraz jest drugi najlepszy czas. W rozmowach z Klientami dopinguję do świadomego zaplanowania czynności poprzedzających techniczną konwersję. Należy je zaplanować uwzględniając ich koszt, zaangażowanie zespołu oraz czas wymagany do ich realizacji. Zachęcam do skorzystania z porad ekspertów, aby ze spokojem i poczuciem dobrego przygotowania, wejść na ostatnią prostą drogi do S/4HANA.
Autor: Anna Konieczna-Garbacz
Z-ca Dyrektora Konsultingu SAP
