Odkryj SI-FLOW i...
... zapomnij o problemach z obiegiem faktur w firmie!
- brak możliwości monitorowania lokalizacji dokumentu,
- przeterminowania płatności, zaginione dokumenty,
- kary finansowe,
- brak informacji na temat zobowiązań finansowych
– to typowe problemy wielu przedsiębiorstw związane z procesowaniem różnego rodzaju dokumentacji w formie papierowej. Rejestracja oraz rozliczenie tych dokumentów bywa bardzo pracochłonne, a przez to także kosztowne. Czas na zamiany!
W dobie Internetu i techniki cyfrowej najlepszym sposobem na zniwelowanie problemów związanych z tradycyjnym, papierowym obiegiem dokumentów jest wdrożenie rozwiązania do skanowania i elektronicznego obiegu dokumentów. Na ten krok decyduje się coraz więcej firm, zarówno na rynku polskim, jak i zagranicznym.
Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów firmy zmniejszają koszty, skracają czas obsługi dokumentów (ograniczają niezbędne czynności manualne i obniżają liczbę pojawiających się błędów) oraz minimalizują ryzyko związane z niezamierzonym wstrzymaniem procesowania dokumentów (co np. dla faktur może mieć bezpośredni wpływ na kwotę odsetek z tytułu opóźnionych płatności). To jeszcze nie wszystko – wśród innych zalet elektronicznego obiegu dokumentów warto wspomnieć także o pełnym podglądzie historycznych danych i ułatwionym dostępie do zarchiwizowanych dokumentów.
Na przykładowy obieg dokumentów w firmie składa się wiele etapów. Są to m.in.:
- Przyjęcie dokumentów zewnętrznych,
- Powstanie dokumentów wewnętrznych,
- Ewidencja i rejestracja dokumentów,
- Przetworzenie (praca na otrzymanych dokumentach),
- Przekazanie dokumentów do poszczególnych osób odpowiedzialnych za sprawdzenie ich pod względem merytorycznym oraz ekonomicznym,
- Przekazanie dokumentów do akceptacji,
- Monitorowanie przepływu dokumentów,
- Przekazanie sprawdzonych, opisanych i zaakceptowanych dokumentów do działu księgowości w celu weryfikacji a następnie księgowania i płatności,
- Archiwizacja dokumentów,
- Niszczenie dokumentów.
Odpowiedzią SI-Consulting na te potrzeby, a także rozwiązaniem problemów związanych z obiegiem dokumentów jest SI-FLOW.
Nasze rozwiązanie
Rozwiązanie SI-FLOW to produkt na bieżąco wspierany i rozbudowywany o kolejne elementy. Obecnie składa się z obiegów obsługujących: faktury zakupu, zamówienia zakupu oraz delegacje (zarówno w kontekście wnioskowania jak i rozliczania). Jest to narzędzie rozproszone, tzn. może składać się z czterech komponentów. Dwa komponenty są obligatoryjne: moduł Zarządzania obiegiem oraz system Zarządzania zawartością.
Natomiast system Skanowania i OCR oraz moduł Obsługi mobilnej są opcjonalne. Komponenty są integralną częścią innych systemów komputerowych lub same stanowią niezależny system. Komunikacja pomiędzy nimi może odbywać się poprzez sieć lokalną (LAN) lub globalną (WAN).
Proces obiegu faktur w firmie rozpoczyna się od wpłynięcia wersji papierowej od dostawcy do działu lub osoby odpowiedzialnej. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie rozpoczyna się w kolejnym kroku, czyli podczas rejestracji dokumentu. Dokumenty w postaci papierowej mogą zostać oznaczone kodem kreskowym, zeskanowane, rozpoznane systemem OCR i przekazane do systemu SAP. Dalsza obsługa elektronicznego dokumentu zależna jest od jego przeznaczenia i odbywa się już po stronie systemu SAP.
Kluczowym komponentem jest oprogramowanie napisane w języku ABAP oraz zintegrowane z systemem SAP ERP. Moduł ten służy do konfiguracji oraz zarządzania obsługą elektronicznego obiegu dokumentów, a także pozwala na użytkowanie narzędzia z poziomu systemu ERP. Komponent służy przede wszystkim do konfiguracji rodzajów obsługiwanych dokumentów, ustawienia logiki i ścieżek ich obiegu w systemie oraz przypisania użytkowników do obiegu.
Poniżej został przedstawiony przykładowy podział ról w systemie SAP.
Bardzo dużą zaletą rozwiązania jest możliwość dowolnej konfiguracji powyższych ról. Użytkownik przypisany do danej roli jest odpowiedzialny za sprawdzenie oraz ewentualne wypełnienie dodatkowych danych metryki.
Umożliwia on również dostęp z poziomu SAP ERP i pozwala na wszelkiego rodzaju raportowanie działania całego narzędzia. Moduł można podzielić na główne części: Interfejs użytkownika SAP ERP, Panel Administracyjny, Konfigurację Użytkowników oraz Zestaw narzędzi dodatkowych (raporty, wydruki, powiadomienia). Aplikacja obejmuje obsługę faktur zakupowych, które można podzielić na dwa główne rodzaje:
- faktury księgowane bezpośrednio w module finansowym FI (bez zamówień w systemie SAP)
- faktury księgowane poprzez moduł gospodarki materiałowej MM (z referencją do zamówień w systemie SAP).
Dodatkowo każdy z tych rodzajów jest podzielony na kilka podrodzajów. Podział dokumentów na rodzaje oraz podrodzaje wpływa na sposób ich przetwarzania.
Użytkownik ma pełny podgląd zeskanowanego dokumentu z możliwością przewijania, przesuwania, skalowania, drukowania i zapisywania na dysku lokalnego komputera.
Poszczególne zakładki metryki zawierają informacje o pozycjach faktury, szczegółowych danych dostawcy, historii obiegu metryki w systemie, informację o załącznikach (do metryki można dołączać dowolne pliki – MS Office Word, MS Office Excel, PDF itd.) oraz komentarzach, czyli tekstowych informacjach wpisywanych przez kolejnych uczestników obiegu dokumentu.
System może być wyposażony w szereg dodatkowych funkcjonalności ułatwiających pracę oraz służących do nadzoru obiegu faktur zakupowych:
- Rozbijanie pozycji metryki na dekrety księgowe za pomocą importu rozbicia z plików MS Office Excela,
- Obsługa zastępstw pracowników dla administratora systemu lub bezpośrednio dla danego użytkownika,
- Wysyłanie powiadomień poprzez pocztę elektroniczną (e-mail) informujących o liście dokumentów do przetworzenia dla danego uczestnika obiegu dokumentów,
- Raportowanie informujące o metrykach znajdujących się w systemie, które są jeszcze w obiegu albo zostały już zaksięgowane,
- Raportowanie czasów pracy wybranych pracowników nad poszczególnymi dokumentami,
- Możliwość przejścia bezpośrednio z dokumentów księgowych w standardowych transakcjach systemu SAP ERP do metryki oraz skanu dokumentu,
- Zarządzanie uczestnikami obiegu dokumentów za pomocą standardowych transakcji systemu SAP, służących do utrzymania struktury organizacyjnej firmy.
Wiele analiz wskazuje, że w dalszym ciągu zdecydowana większość informacji posiadanych przez przedsiębiorstwo jest w nieustrukturyzowanej formie, co przeważnie oznacza przechowywanie jej na najdroższym możliwym nośniku, jakim jest papier. Poza dużymi kosztami administracji i składowania, papier wiąże się z długim czasem przetwarzania (np. tylko jedna osoba naraz), utrudnionym obiegiem przez cały proces biznesowy, ryzykiem utraty dowodu lub też niekontrolowanym kopiowaniem. Dane w formie HTML, e-mail, audio, video, plików tekstowych czy arkuszy kalkulacyjnych są równie nieprzyjazne w utrzymaniu.
W procesie obiegu dokumentów użytkownik musi mieć bezpośredni i szybki dostęp do wglądu we wszystkie załączniki dotyczące procesowanych dokumentów, a także do obrazów samych dokumentów. Dane takie przechowywane są za pomocą plików na osobnym serwerze, a dostęp do nich zarządzany jest przez system Zarządzania zawartością. Przechowywane pliki mogą mieć dowolny format, tj. PDF, TIFF, DOC, XLS, TXT, itd. Podstawową funkcjonalność w opisanym zakresie spełniają m.in. SAP Content Server dla rozwiązań On-Premise oraz SAP Document Management Service (dla rozwiązań chmurowych).
Każdy papierowy dokument zanim trafi do systemu może zostać opatrzony naklejką z kodem kreskowym, wraz z którą zostaje zeskanowany i w formie pliku TIFF lub PDF zostaje zapisany na serwerze. Wszystkie obiekty (skany) składowane na SAP Content Server posiadają swój unikalny identyfikator, który zapisywany jest w elektronicznej fakturze SAP.
Dla kogo
Nasze rozwiązanie jest dedykowane wszystkim firmom, które korzystają z systemu SAP ERP jako aplikacji wspierającej zarządzanie przedsiębiorstwem.
SI-FLOW szczególnie zainteresuje zespoły zakupowe oraz księgowo-podatkowe, ale obejmuje w użyciu wielu użytkowników. Do zastosowania w wielu branżach.
Korzyści
- Ujednolicenie obsługi dokumentów w obrębie całej firmy,
- Jedno miejsce dla rejestracji faktur zakupowych,
- Usprawnienie i przyśpieszenie procesu przetwarzania i akceptacji dokumentów;
- Zmniejszenie ryzyka opóźnień płatności,
- Bieżąca informacja o wielkości kosztów, eliminacja podwójnych płatności,
- Możliwość pomiaru i oceny pracy poszczególnych pracowników uczestniczących w przetwarzaniu dokumentów,
- Bieżąca informacja o statusie przetwarzanych dokumentów (wraz z czasami przetwarzania, występującymi opóźnieniami itp.) dla pracowników i kierownictwa firmy,
- Kompletna ścieżka przebiegu dokumentów (w szczególności faktur) dla audytu,
- Kontrola i możliwość zarządzania obiegiem dokumentów,
- Możliwa centralizacja procesów rejestracji i archiwizacji dokumentów,
- Zastąpienie danymi wprowadzanymi w systemie SAP ręcznych opisów i zatwierdzeń na dokumentach papierowych,
- Szybki, bezpośredni i bezpieczny dostęp do dokumentów w archiwach cyfrowych z poziomu systemu.
Przewagi
- Jeden uniwersalny interfejs do wprowadzania i procesowania danych dla różnych rodzajów metryk – użytkownik znający jeden obieg (np. metryk faktur) dużo łatwiej odnajdzie się w przetwarzaniu metryk zamówień zakupu,
- Jednolity interfejs do konfiguracji różnych obiegów, co znacząco przekłada się na łatwość nauki administracji narzędziami,
- Korzystanie z pojedynczej transakcji zamiast kilku standardowych, szczególnie istotne w kontekście osób nieregularnie pracujących z dokumentami,
- Dedykowane zakładki dla poszczególnych ról z udostępnionymi do edycji konkretnymi polami, brak potrzeby przetwarzania nadmiarowych danych – rozwiązanie skrojone na miarę,
- Łączenie ze sobą w całość powiązanych procesów bez potrzeby rozbijania ich na osobne obiegi – przykład storna faktury, gdzie wystornowanie dokumentu powoduje otwarcie ponownie istniejącego wcześniej obiegu zamiast inicjowania nowego,
- Możliwość szczegółowej konfiguracji rozwiązania, modyfikowania obiegów i uzależnienia ich od wszelkich dostępnych parametrów,
- Duża swoboda w rozbudowywaniu i modyfikowaniu poszczególnych elementów. Zbudowane od podstaw rozwiązanie autorskie, które pozwala na dodawanie dużo bardziej kompleksowych funkcjonalności niż można to zrealizować poprzez rozszerzanie standardu przy założeniu podobnego budżetu.
