SI-FLOW

Koncepcja

Brak możliwości monitorowania lokalizacji dokumentu, przeterminowania płatności, zaginione dokumenty, kary finansowe, brak informacji na temat zobowiązań finansowych – to typowe problemy wielu przedsiębiorstw związane z procesowaniem różnego rodzaju dokumentacji w formie papierowej. Rejestracja, i w niektórych przypadkach rozliczenie tych dokumentów bywa bardzo pracochłonne, a przez to także kosztowne.

W dobie Internetu i techniki cyfrowej najlepszym sposobem na zniwelowanie problemów związanych z tradycyjnym, papierowym obiegiem dokumentów jest wdrożenie rozwiązania do skanowania i elektronicznego obiegu dokumentów. Na ten krok decyduje się coraz więcej firm, zarówno na rynku polskim, jak i zagranicznym.

Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów firmy zmniejszają koszty, skracają czas obsługi dokumentów (ograniczają niezbędne czynności manualne i obniżają liczbę pojawiających się błędów) oraz minimalizują ryzyko związane z niezamierzonym wstrzymaniem procesowania dokumentów (co np. dla faktur może mieć bezpośredni wpływ na kwotę odsetek z tytułu spóźnionych płatności). Dodatkowo otrzymują pełny podgląd do historycznych danych i ułatwiony dostęp do zarchiwizowanych dokumentów. Taki obieg przyczynia się również do optymalizacji pracy i zwiększenia wydajności pracowników.

Odpowiedzią SI-Consulting na te potrzeby i rozwiązaniem problemów związanych z obiegiem dokumentów jest SI-Flow.

Nasze rozwiązanie

Rozwiązanie SI-FLOW to produkt na bieżąco wspierany i rozbudowywany o kolejne elementy. Obecnie składa się z obiegów obsługujących: faktury, zamówienia, dokumenty majątkowe oraz delegacje (zarówno w kontekście wnioskowania jak i rozliczania). Jest to narzędzie rozproszone, tzn. może składać się z czterech komponentów. Dwa komponenty są obligatoryjne: moduł Zarządzania obiegiem oraz system Zarządzania zawartością. Natomiast system Skanowania i OCR oraz moduł Obsługi WWW są opcjonalne. Komponenty są integralną częścią innych systemów komputerowych lub same stanowią niezależny system. Komunikacja pomiędzy nimi może odbywać się poprzez sieć lokalną (LAN) lub globalną (WAN).

Skanowanie i OCR

Proces obiegu faktur w firmie rozpoczyna się od wpłynięcia wersji papierowej  od dostawcy do działu lub osoby odpowiedzialnej. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie rozpoczyna się w kolejnym kroku, czyli podczas rejestracji dokumentu,. Dokumenty w postaci papierowej zostają oznaczone kodem kreskowym i zeskanowane. Dalsza obsługa elektronicznego dokumentu zależna jest od jego przeznaczenia i odbywa się po stronie systemu SAP.

Zarządzanie obiegiem

Kluczowym komponentem jest oprogramowanie napisane w języku ABAP oraz zintegrowane z systemem SAP ERP. Moduł ten służy do konfiguracji oraz zarządzania obsługą elektronicznego obiegu dokumentów, a także pozwala na użytkowanie narzędzia z poziomu systemu ERP. Komponent jest odpowiedzialny przede wszystkim za konfigurację rodzajów obsługiwanych dokumentów, logikę i ścieżki ich obiegu w systemie oraz przypisywaniee użytkowników do obiegu. Zapewnia on również użytkowanie z poziomu ERP i  pozwala na wszelkiego rodzaju raportowanie działania całego narzędzia. Moduł można podzielić na główne części: Interfejs użytkownika ERP, Panel Administracyjny, Konfigurację Użytkowników oraz Zestaw narzędzi dodatkowych (raporty, wydruki, powiadomienia).

Zarządzanie zawartością

W procesie obiegu dokumentów użytkownik musi mieć bezpośredni i szybki dostęp do wglądu we wszystkie załączniki dotyczące procesowanych dokumentów, a także do obrazów samych dokumentów. Dane takie przechowywane są za pomocą plików na osobnym serwerze, a dostęp do nich zarządzany jest przez system Zarządzania zawartością.  Przechowywane pliki mogą mieć dowolny format, tj. PDF, TIFF, DOC, XLS, TXT, itd. Podstawową funkcjonalność  w opisanym zakresie posiada SAP Content Server, którego licencja dostarczana jest w ramach licencji SAP ERP.

Obsługa WWW

W procesie obiegu dokumentów często uczestniczą pracownicy firmy, którzy niekoniecznie mają dostęp do systemu SAP ERP. W takim przypadku najkorzystniejszym rozwiązaniem jest umożliwienie uczestnictwa w obiegu dokumentów za pomocą przeglądarki internetowej / urządzeń mobilnych. W tym celu rozwiązanie jest udostępniane uczestnikom procesu za pomocą rozwiązania SAP Portal lub dedykowanej aplikacji mobilnej wykonanej w technologii SAP Fiori.

Korzyści

  • Ujednolicenie obsługi dokumentów w obrębie całej firmy  
  • Usprawnienie i przyśpieszenie procesu przetwarzania i akceptacji dokumentów  
  • Zmniejszenie ryzyka opóźnień płatności 
  • Bieżąca informacja o wielkości kosztów, eliminacja podwójnych płatności 
  • Możliwość pomiaru i oceny pracy poszczególnych pracowników uczestniczących w przetwarzaniu dokumentów 
  • Posiadanie przez pracownika jak i jego przełożonego (przełożonych) bieżącej informacji o statusie przetwarzanych dokumentów (wraz z czasami przetwarzania, występującymi opóźnieniami itp.) 
  • Kompletna ścieżka przebiegu dokumentów (w szczególności faktur) dla audytu 
  • Kontrola i możliwość zarządzania obiegiem dokumentów 
  • Możliwa centralizacja procesów rejestracji i archiwizacji dokumentów 
  • Ręczne opisy i zatwierdzenia na dokumentach papierowych przez osoby biorące udział w procesie zastąpione danymi wprowadzanymi w systemie SAP wraz z przepływem pracy w procesie (workflow)  
  • Obrazy każdego z przetworzonych dokumentów, o ile takowe występują, w każdej chwili dostępne z poziomu dokumentów zarejestrowanych w systemie SAP, a poprzez nadany im unikalny kod, oryginały możliwe do odszukania w archiwum zakładowym. 

Przewagi

  • Jeden uniwersalny interfejs do wprowadzania i procesowania danych dla różnych rodzajów metryk – użytkownik znający jeden obieg (np. metryk faktur) dużo łatwiej odnajdzie się w przetwarzaniu metryk zamówień zakupu 
  • Jednolity interfejs do konfiguracji różnych obiegów, co znacząco przekłada się na łatwość nauki administracji narzędziami 
  • Korzystanie z pojedynczej transakcji zamiast kilku standardowych, szczególnie istotne w kontekście osób nieregularnie pracujących z dokumentami 
  • Dedykowane zakładki dla poszczególnych ról z udostępnionymi do edycji konkretnymi polami, brak potrzeby przetwarzania niedotyczących danego użytkownika danych – rozwiązanie skrojone na miarę 
  • Łączenie ze sobą w całość powiązanych procesów bez potrzeby rozbijania ich na osobne obiegi – przykład storna faktury, gdzie wystornowanie dokumentu powoduje otwarcie ponownie istniejącego wcześniej obiegu zamiast inicjowania nowego 
  • Możliwość dokładnej konfiguracji rozwiązania, modyfikowania obiegów i uzależnienia ich od wszelkich dostępnych parametrów 
  • Duża swoboda w rozbudowywaniu i modyfikowaniu poszczególnych elementów. Zbudowane od podstaw rozwiązanie autorskie, które pozwala na dodawanie dużo bardziej kompleksowych funkcjonalności niż można to zrealizować poprzez rozszerzanie standardu przy założeniu podobnego budżetu 

Produkty