SI-KSeF

SI-KSeF to produkt SI-Consulting zapewniający integrację systemu SAP z platformą faktur elektronicznych. Rozwiązanie zapewnia dystrybucję faktur sprzedażowych oraz obsługę rejestracji faktur kosztowych dystrybuowanych z platformy KSeF.

 

 

PODSTAWY PRAWNE

 

W dniu 29 października 2021 roku opublikowana została ustawa Ministerstwa Finansów dotycząca możliwości stosowania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 stycznia 2022 r. użycie systemu KSeF będzie opcjonalne, a przyjęcie faktury ustrukturyzowanej będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury. Rozpoczęcie obligatoryjnego użytkowania systemu planowane jest na rok 2024.

 

 

 

SI-KSeF

 

Faktury ustrukturyzowane będą przygotowywane w formacie XML z systemów finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do systemu KSeF (Krajowy System e-faktur) poprzez API, które ściśle opisuje w jaki sposób możliwa jest komunikacja systemu podatnika z bazą Ministerstwa Finansów.

Każda faktura przysłana do KSeF będzie miała przydzielony numer identyfikujący dokument (z oznaczeniem daty i czasu). Nadanie numeru identyfikującego będzie potwierdzeniem, że dokument zostaw wystawiony i otrzymany przez odbiorcę. Należy również pamiętać, że numer identyfikujący nie jest numerem faktury i nie może być utożsamiany z numerem faktury w rozumieniu ustawy o VAT.

 

Korzyści dla podatników, którzy przejdą na faktury ustrukturyzowane:

  • faktura zostanie utworzona w bazie danych Ministerstwa Finansów i nigdy nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu. Dzięki temu nie będzie potrzeby wydawania duplikatów faktur,
  • faktury ustrukturyzowane będą wydane według jednolitego wzorca na terenie Unii Europejskiej dzięki czemu przygotowanie pliku jest uproszczone i wymagać będzie tylko dodania wymagań prawnych danego kraju,
  • rozliczenia wraz z księgowaniem faktur w systemach finansowo-księgowych stanie się łatwiejsze i ujednolicone,
  • dzięki bazie KSeF mamy pewność, że faktura trafiła do kontrahenta,
  • format plików jest w formacie XML dzięki czemu nie przewiduje się problemów z oprogramowaniem w ramach firm,
  • skrócony termin zwrotu VAT.

ARCHITEKTURA ROZWIĄZANIA SI-KSeF

  1. Standardowo rozwiązanie umożliwia integrację z systemem KSeF bezpośrednio z systemu SAP ERP Zamawiającego lub z wykorzystaniem serwera proxy (dostarczanego przez Zamawiającego).
  2. W trybie projektowym możliwa jest integracja z wykorzystaniem szyny SAP PI/PO lub SCPI lub innych systemów pośredniczących, np. Microsoft Biztalk.
  3. Do komunikacji pomiędzy systemem SAP ERP/S4 a systemami pośredniczącymi wykorzystywane są Web Service lub ABAP Proxy. Zawartość wymienianych komunikatów to pliki XML zgodne ze schematem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Od strony technologicznej połączenie pomiędzy systemem wywołującym a platformą KSeF odbywa się z wykorzystaniem technologii REST.
  4. W zakresie wymienianych komunikatów znajdują się:
  • faktury sprzedażowe – wychodzące z systemu SAP ERP/S4, 
  • faktury zakupowe – przychodzące do systemu SAP ERP/S4, 
  • komunikaty potwierdzeń UPO. 

Ogólny schemat integracji SI-KSeF z KSeF 

Poniżej przedstawiono schemat komunikacji SI-KSeF z Krajowym systemem e-Faktur

 

Grafika

 

Ogólne Menu systemu SI-KSeF

Obok przedstawiono widok Menu Ogólnego rozwiązania SI-KSeF.

Podpisywanie komunikatów XML 

Zgodnie ze specyfikacją KSeF wykorzystany zostanie mechanizm ustanowienia i autoryzacji sesji interaktywnej z API platformy KSeF. Podczas inicjalizacji sesji wymagane będzie podpisanie dokumentu XML inicjującego sesję podpisem użytkownika (tj. certyfikatem, który posiada w opisie podmiotu obowiązkowo pola imiona (OID.2.5.4.42) i nazwisko (OID.2.5.4.4) oraz opcjonalnie numer seryjny (OID.2.5.4.5) zgodnie z formatem:(PNOPL|PESEL).*?(?\\d{11})lub(TINPL|NIP).*?(?\\d{10})) bezpośrednio na stacji roboczej z podaniem PIN przez użytkownika za pomocą komponentu do podpisu lub na szynie integracyjnej z wykorzystaniem podpisu użytkownika (warunek - certyfikat musi zostać wgrany na szynę) lub pieczęci organizacji (spółki Zamawiającego); pieczęcią nazywany jest certyfikat, który posiada w opisie podmiotu obowiązkowe pole identyfikatora organizacji (OID.2.5.4.97) zgodnie z formatem: (VATPL).*?(?\\d{10}) ) .

Obsługa faktur zakupowych

1. Rozwiązanie SI-KSeF obsługuje pobieranie z portalu KSeF dokumentów faktur wystawionych przez dostawcę a następnie zaksięgowanie ich jako dokumenty zakupowe w FI z referencją do zamówienie MM lub bez referencji. W zakresie oferowanego rozwiązania dostarczana jest obsługa dwóch scenariuszy: 

  • Księgowanie dokumentu zakupowego z referencją do zamówienia.
  • Księgowanie dokumentu zakupowego bez referencji.

2. Odczyt faktury z KSEF dla Klientów, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur tą drogą. SI-KSeF zapewnia zaczytanie faktury w formie ustrukturyzowanej i w następnym kroku jej zaksięgowanie. W tym przypadku pozostałe drogi dostarczenia faktury powinny zostać zablokowane. Zapis faktury z rejestru faktur odbieranych z KSeF następuje z uwzględnieniem zarejestrowanej w ramach SI-KSeF zgody.

 

3. Zarządzanie zgodami pozwala na wprowadzenie informacji rejestrowanych na zgodach oraz podpinanie dokumentów w postaci pdf. Poniżej przedstawiono schemat scenariusza dystrybucji przez KSeF:

Proces_MM

 

Proces_FI

 

 

Opis funkcjonalny

1. Zapis faktury do rejestru faktur odbieranych z KSeF następuje tylko z uwzględnieniem rodzaju faktury i informacji wyjściowej zawierającej dane z faktury dostarczanej od Klienta.

2. W zakresie SI-KSeF dostarczany jest raport prezentujący dane faktur z odpowiednim statusem.

  • Generowanie raportu opiera się na ekranie selekcji:

 

3. W zakresie raportu zakupu prezentowany będzie komplet danych wysyłanych z SI-KSeF w zakresie metadanych. Zarządzanie zakresem prezentacji danych będzie możliwe z wykorzystaniem narządzi standardowych SAP (warianty). Poniżej przykładowa prezentacja:

 

Rejestr Faktur Zakupowych

 

4. Procesowo, w ramach rozwiązania SI-KSeF, uprawniony użytkownik wskazywać będzie dokumenty, które zostały przez niego zweryfikowane merytorycznie i mogą zostać przesłane zaksięgowane w systemie SAP.

5. Odczyt dokumentu będzie opatrywany odpowiednią zmianą statusu.

6. W rejestrze faktur będą jednocześnie aktualizowane informacje o numerze identyfikacyjnym KSeF oraz dacie rejestracji dokumentu.

 

Rejestr Faktur Zakupowych

 

Obsługa faktur sprzedażowych

1. W zakresie oferowanego rozwiązania dostarczana jest obsługa dwóch scenariuszy:

  • SCENARIUSZ NR 1 Zakłada wysyłanie do KSeF faktur dla Klientów, którzy wybrali KSeF jako jedyną ścieżkę dostarczania faktur.
  • SCENARIUSZ NR 2 Zakłada wysyłanie do KSeF faktur, które dostarczane są do Klientów inną drogą niż KSeF, a rejestracja w KSeF istotna jest dla sprzedawcy. Dodatkowo SI-KSeF zapewnia generowanie faktury w formie ustrukturyzowanej po zapisie i zaksięgowaniu faktury, jeżeli zostaną spełnione następujące warunki:

DLA SCENARIUSZA NR 1 Wysyłanie faktury do KSeF dla Klientów, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur tą drogą. W momencie tworzenia faktury przypisana zostanie odpowiednia  informacja wyjściowa, jednocześnie pozostałe informacje wyjściowe odpowiedzialne za dystrybucję faktur do klientów zostaną deaktywowane. 


Celem takiego działania jest zdefiniowanie tylko jednego sposobu dostarczania faktury dla klienta. Po wygenerowaniu dokumentu księgowego informacja wyjściowa „KSEF” zostanie przetworzona, tym samym faktura pojawi się w ‘Rejestrze faktur zakupowych’ w rozwiązaniu SI-KSEF. 

Obszar SD

 

DLA SCENARIUSZA NR 2

Wysyłanie faktury do KSeF wszystkich pozostałych faktur, które dostarczane są inną drogą niż KSeF. Dystrybucja dokumentów do klientów będzie przebiegała w niezmienionym trybie. Dodatkowo dokument pojawi się w Rejestrze faktur sprzedażowych z możliwością wysłania na Platformę KSeF.

2. W zakresie SI-KSeF dostarczany jest raport prezentujący dane faktur z odpowiednim statusem.

  • Generowanie raportu opiera się na ekranie selekcji:
Rejestr Faktur Sprzedażowych

 

3. W zakresie raportu sprzedażowego prezentowany będzie komplet danych wysyłanych do SI-KSeF w podziale na nagłówki i pozycje dokumentów. Zarządzanie zakresem prezentacji danych będzie możliwe z wykorzystaniem narządzi standardowych SAP (warianty). Poniżej przykładowa prezentacja:

Obraz

 

 

4. Procesowo, w ramach rozwiązania SI-KSeF, uprawniony użytkownik wskazywać będzie dokumenty, które zostały przez niego zweryfikowane merytorycznie i mogą zostać przesłane do KSeF. Takie dokumenty będą w ramach rozwiązania SI-KSeF potwierdzane podpisem elektronicznym zgodnie z wytycznymi zdefiniowanymi przez KSeF. Wysłanie dokumentu będzie opatrywane odpowiednią zmianą statusu. Zwrotna informacja otrzymywana z KSeF – UPO – rejestrowane będzie w referencji do wysłanej faktury. W rejestrze faktur będą jednocześnie aktualizowane informacje o numerze identyfikacyjnym KSeF oraz dacie rejestracji dokumentu.

 
Obraz

 

 

PYTANIA I ODPOWIEDZI DOTYCZĄCE SI-KSeF

W standardzie rozwiązania nie zakładamy takiej możliwości. Technicznie możliwe jest zainstalowanie podpisanego certyfikatu na szynie danych i wywoływanie go automatycznie przy ustawionym na ERP zadaniu wsadowym natomiast takie rozwiązania będą indywidualnie wyceniane dla klientów.

Nasze roziązanie operuje wyłącznie na fakturach wystawianych w module SAP SD. Wszelkie inne źródła danych wymagają odrębnej analizy i wyceny realizacji.

Księgowanie dokumentu faktury następuje jak obecnie przy księgowaniu dokumentu w SD - w tym elemencie proces się nie zmienia. KSEF jest tylko dodatkową informacją wyjściową (kanałem dystrybucji) faktury do odbiorcy.

Nie jest to obecnie jednoznacznie określone. W czasie opcjonalnego użytkowania KSEF na pewno nie. Docelowo są możliwe 2 opcje - zintegrowanie w jeden system lub wymiana danych pomiędzy PEF i KSEF na poziomie MF.

Do momentu wejścia obowiązkowości KSEF można używać również alternatywne kanały wysyłki, potem można je używać pomocniczo, ale trzeba uważać, żeby nie księgować podwójnie faktur wejściowych.

Termin obowiązkowego uruchomienia KSEF nie jest jeszcze jednoznacznie określony natomiast jeżeli będzie już obowiązek to klient nie może oczekiwać od nas przesyłania faktur inną drogą.

Wysyłka do KSEF jest po zaksięgowaniu dokumentu. Numeru KSEF nie będzie w dokumencie FI, pojawi się on zwrotnie w naszym rejestrze faktur.

Nie ma jednoznacznej wykładni co będzie po wejściu obowiązkowości, ale prawdopodobnie nie.

W naszym kokpicie z rejestrem faktur.

To zależy od błędu, który spowoduje brak zapisu w KSEF: są takie, które można skorygować bez storna i ponowna generacja xml poprawi odpowiednie pola ale są też takie, które wymagają storna i poprawy dokumentu źródłowego.

Kokpit z rejestrem faktur pokazuje statusy przetworzenia faktur, jednym z nich jest prawidłowe przetworzenie przez KSEF. Taka faktura otrzymuje również identyfikator KSEF.

Nie, można to obejrzeć w naszym rejestrze faktur lub logach błędów.

Można wysłać fakturę w innym dniu niż została wystawiona, to zmieniło się od czasu prezentacji MF w listopadzie.

Tak, księgowanie jest przed przetworzeniem w KSEF. Dokument odrzucony przez KSEF trzeba odpowiednio poprawić i ponownie wysłać, aby został przyjęty.

Nr KSEF będzie widoczny tylko w naszym narzędziu, chyba że ktoś będzie bardzo chciał to mieć w dokumencie FI, wtedy dorobimy to projektowo na podstawie odrębnej wyceny.

Nie, dokumenty można przetwarzać zbiorczo.

Tak, dokumenty można weryfikować poprzez wyświetlenie dokumentu źródłowego i struktury xml, można także skorzystać z walidacji, która sprawdzi błędy strukturalne (wykaże np. nieuzupełnione pola obowiązkowe, niewłaściwy format danych). Natomiast ostateczna weryfikacja prawidłowości xml następuje po stronie systemu MF, nie ma możliwości wysyłki testowej.

Tak. Pole uzupełni się automatycznie. W przypadku faktur korygujących w pierwszej kolejności należy wysyłać fakturę pierwotną (korygowaną), tak aby uzyskać ID faktury sprzedażowej (ID KSeF).

Wszystko zależy od rodzaju błędu. Jeśli błąd dotyczy pól pobieranych bezpośrednio z faktury to można wycofać niewysłaną fakturę z Rejestru faktur, następnie ją wystornować i wystawić ponownie prawidłowy dokument. Jeśli błąd dotyczy elementów związanych z fakturą (np. zamówienia, dostawy, dokumentu księgowego) to można poprawić dane źródłowe i ponownie wygenerować XML dla tego dokumentu. Błąd wysyłki wygenerowanego obiektu do KSeF może wynikać również z braku aktualizacji dostarczanego oprogramowania (np. w przypadku zmian w schemacie XSD), w takim przypadku wymaga wystornowania, instalacji nowej wersji SI-KSEF i wygenerowania na nowo komunikatu.

Status jest informacją, na temat przebiegu procesu wysyłki. Jeśli dokument ma status "błędny" to można dodatkowo zwalidować dokument, wtedy otrzymamy dokładne informacje na temat nieprawidłowości.

Zalecamy walidację przed każdą wysyłką dokumentów.

Tak, faktury na rzecz podmiotów zagranicznych mają być wysyłane do KSEF i równolegle dotychczasowym kanałem komunikacji.

W standardzie rozwiązania nie zakładamy takiej możliwości. Technicznie możliwe jest zainstalowanie podpisanego certyfikatu na szynie danych i wywoływanie go automatycznie przy ustawionym na ERP zadaniu wsadowym natomiast takie rozwiązania będą indywidualnie wyceniane dla klientów.

Została przygotowana wersja nagrania webinaru z napisami w języku angielskim.

W standardzie rozwiązania nie zakładamy takiej możliwości. Technicznie możliwe jest zainstalowanie podpisanego certyfikatu na szynie danych i wywoływanie go automatycznie przy ustawionym na ERP zadaniu wsadowym natomiast takie rozwiązania będą indywidualnie wyceniane dla klientów.

Można zaznaczyć całą wyselekcjonowaną listę i podpisać wspólnie.

Z naszego kokpitu nie ma możliwości wyświetlania pdf, ale jak ktoś bardzo chce, to może sobie pozostawić standardową informację wyjściową na wydruk w dokumencie sprzedaży.

Faktury gotówkowe również mają być przesyłane do KSEF. Docelowo MF mówiło o możliwości wysyłki do klienta, który nie posiada systemu, linka umożliwiającego odczyt faktury. Do KSEF nie są natomiast wysyłane paragony uznane za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3, wystawione przez kasę rejestrującą, za przejazd autostradą płatną, za dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych z podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2–6, 8–36 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT; za świadczenie usług zwolnionych z podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 37–41 oraz art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT, jeżeli nie zawierają danych, o których mowa w art. 106e ust. 1 pkt 4.

Dla korekt działa to analogicznie.

Dokument, który został wysłany na Platformę KSeF (dostał się do obiegu prawnego) nie może zostać wystornowany.

Obecnie nie ma formy wyrażenia zgody sprecyzowanej przez przepisy, zakłada się więc swobodę formy. Nie będzie to obsługiwane przez KSEF. Otrzymana zgoda zostanie wprowadzona ręcznie w naszym rozwiązaniu do tabeli zgód dla określonej spółki w określonym zakresie dat.

Kokpit z rejestrem faktur pokazuje statusy przetworzenia faktur, jednym z nich jest prawidłowe przetworzenie przez KSEF. Taka faktura otrzymuje również identyfikator KSEF. Raport jest listą ALV można więc go dowolnie konfigurować i zrzucać do plików zewnętrznych.

Działa podobnie jak system produktywny tylko pod innym adresem. Szczegóły opisane są na tej stronie: https://ksef-test.mf.gov.pl/ wysyłka i odbiór podobnie jak na systemie produktywnym wymaga podpisu certyfikowanego.

Tak, można wyselekcjonować lub zaznaczyć zbiorczo i wysłać razem.

Jeżeli nie wyrazi zgody to faktura musi być dostarczona równolegle dotychczasowym kanałem komunikacji. System automatycznie uruchomi wszystkie dotychczasowe informacje wyjściowe faktury SD na podstawie tabeli zgód.

Mapowania wykonywane są na etapie analizy przez naszych konsultantów. Zasadniczo standard rozwiązania ma już gotowe możliwe do konfiguracji mapowania wszystkich obowiązkowych pól na postawie standardu SAP.

Obecnie nie zakładamy tego.

W aktualnej wersji rozwiązania nie ma takiej możliwości.

Nie, w odrębnej tabeli zgód.

Będzie w tym temacie odrębny webinar 1 kwietnia 2022.

Tak, jeżeli wyjdzie taka potrzeba z fazy koncepcji to zostanie to wycenione i jest możliwe do realizacji.

Nie zakładamy rozszerzenia w standardzie rozwiązania. Może to zostać wykonane projektowo na podstawie odrębnej analizy i wyceny.

Tak, można wyselekcjonować lub zaznaczyć zbiorczo i wysłać razem.

Nie, również faktur wychodzących do klientów zagranicznych.

Nie zakładamy rozszerzenia w standardzie rozwiązania. Może to zostać wykonane projektowo na podstawie odrębnej analizy i wyceny.

Tak, można wykluczyć fakturę z zaznaczenia pakietu do wysłania.

W standardzie rozwiązania tak.

Nie zakładamy rozszerzenia w standardzie rozwiązania. Może to zostać wykonane projektowo na podstawie odrębnej analizy i wyceny.

Kokpit z rejestrem faktur pokazuje statusy przetworzenia faktur, jednym z nich jest prawidłowe przetworzenie przez KSEF. Taka faktura otrzymuje również identyfikator KSEF. Raport jest listą ALV można więc go dowolnie konfigurować i zrzucać do plików zewnętrznych.

Nie ma tego w standardzie rozwiązania. Może to zostać wykonane projektowo na podstawie odrębnej analizy i wyceny.

Księgowanie dokumentu faktury następuje jak obecnie przy księgowaniu dokumentu w SD - w tym elemencie proces się nie zmienia. KSEF jest tylko dodatkową informacją wyjściową (kanałem dystrybucji) faktury do odbiorcy.

KSeF nie obsługuje załączników. Jeżeli są one zdefiniowane jako odrębne informacje wyjściowe, powinny pozostać i zostać wysłane dotychczasowym kanałem komunikacji.

Tak, na podstawie odrębnej analizy i wyceny realizacji.

To prawda, JPK-FA nie zawiera faktur przychodzących więc potencjalnie KSeF mógłby go zastąpić ale nie ma takiej jednoznacznej odpowiedzi MF.

Tak, będzie w tym temacie webinar 1 kwietnia 2022.

Wszystkie informacje dostępne są w ramach jednego raportu.  W oknie selekcji można wybrać faktury "Niepotwierdzone/niepoprawne" dodatkowo można zawęzić wyniki do wskazania konkretnej daty i godziny wysyłki.

Nr faktury FI nadawany jest w momencie księgowania przed wysyłką do KSEF i nie ma związku z samą wysyłką.

Dane pobierane są do xml KSEF nie tylko z dokumentu faktury, w standardzie zmapowane są wszystkie pola obowiązkowe, na etapie koncepcji konsultanci wspomagają mapowanie innych oczekiwanych pól.

(...) i - jak numer identyfikujący zapisywany jest przy e-fakturze (faktura korygowana) tak aby wystawiając fakturę korygującą móc go pobrać i zapisać w treści korekty?

W przypadku faktur korygujących w pierwszej kolejności należy wsyłac fakturę pierwotną (korygowaną), tak aby uzyskać ID faktury sprzedażowej (ID KSeF).

W przypadku faktury korygującej ID KSeF pobierze się i zapisze automatycznie.

KSEF nie obsługuje załączników. Jeżeli są one zdefiniowane jako odrębne informacje wyjściowe, powinny pozostać i zostać wysłane dotychczasowym kanałem komunikacji.

Zgadza się, wymagane będzie odpowiednie mapowanie po stronie SAP PI/PO/SCPI. Mapowanie nie jest w zakresie standardowej oferty SI-KSEF, wymaga odrębnej wyceny.

Zarządzanie uprawnieniami w KSeF jest zaimplementowane w ramach naszego rozwiązania. Warto wspomnieć, że w związku z RODO w naszym rozwiązaniu w SAP nie jest przechowywane odwzorowanie uprawnień KSeF. W razie potrzeby sprawdzenia uprawnień wywoływane jest API autoryzowane podpisem odpytujące system KSeF o aktualne uprawnienia. W ten sam sposób wywoływane jest nadawanie i odbieranie uprawnień.

(...) otrzymania numeru z KSeF.

 

W praktyce przyjmuje się, że faktura wprowadzona do obiegu to taka, która została wystawiona i przekazana kontrahentowi. Zgodnie z aktualną treścią przepisów ustawy o VAT moment przesłania faktury do systemu KSeF jest równoznaczny z jej wystawieniem. Równocześnie moment przydzielenia fakturze numeru identyfikującego ją w KSeF jest momentem, w którym uznaje się, że została ona otrzymania przez kontrahenta.

Tym samym naszym zdaniem, można przyjąć, że z chwilą wysłania faktury do KSeF następuje jej wprowadzenie do obiegu (zostaje ona wystawiona w rozumieniu ustawy o VAT).

Niezależnie od tego, zgodnie z informacją przekazaną przez Ministerstwo Finansów w zakresie fakultatywnej wersji KSeF, sprzedający ma możliwość po uprzednim wystawieniu faktury w KSeF, udostępnienia wydruku faktury albo pliku PDF z fakturą. Numer KSeF nie musi znajdować się na wydruku. Podkreślamy, że informacja Ministerstwa Finansów dot. braku numeru KSeF na wydruku nie ma charakteru prawnie wiążącego.

W okresie dobrowolności systemu KSeF faktury wystawiane na osoby fizycznie nie muszą być rejestrowane w KSeF – w systemie KSeF wystawiane są wyłącznie faktury ustrukturyzowane, które stanowią jedną z form wystawienia faktury zgodnie z ustawą o VAT (obok wersji papierowej, czy elektronicznej).

Obecnie system KSeF umożliwia wystawienie faktury ustrukturyzowanej na osobę fizyczną i udostępnienie jej m.in. poprzez tzw. dostęp anonimowy.

Według informacji podanych na stronie rządowej system PEF oraz fakultatywny KSeF będą odrębnymi systemami (źródło: https://www.podatki.gov.pl/ksef/informacje-o-ksef/). Nie ma informacji o przyszłości systemu PEF w momencie wprowadzenia obowiązkowego KSeF.

Obecna fakultatywna wersja systemu KSeF nie narzuca daty sprzedaży. Co do zasady moment przesłania faktury do systemu KSeF jest momentem jej wystawienia.

Istnieje możliwość, aby pole P_1 (data wystawienia) w fakturze było uzupełnione inną datą niż data wysyłki faktury do systemu KSeF.

Zgodnie z odpowiedziami Ministerstwa Finansów zamieszczonymi w sekcji Q&A dot. KSeF, w przypadku wystawienia faktury z błędnym NIP możliwa będzie korekta faktury do zera, a następnie wystawienie kolejnej faktury z prawidłowym numerem NIP.

Zgodnie z obecną treścią przepisów ustawy o VAT, faktura która w systemie KSeF uzyska numer identyfikujący jest uznawana za otrzymaną przez nabywcę.

Można założyć, że w praktyce organy podatkowe będą uznawać moment otrzymania faktury przez nabywcę za moment jej dostarczenia.

Obecnie system KSeF ma charakter fakultatywny. W systemie KSeF wystawiane są wyłącznie faktury ustrukturyzowane, które stanowią jedną z form wystawienia faktury zgodnie z ustawą o VAT (obok wersji papierowej, czy elektronicznej).

Jeżeli obecne brzmienie przepisów ustawy o VAT zostanie zachowane również po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF, to moment przesłania faktury do systemu KSeF będzie równoznaczny z jej wystawieniem. Zgodnie z aktualnym stanowiskiem Ministerstwa Finansów fakturę wystawioną poprzez KSeF będzie można następnie udostępnić klientom zagranicznym w formie np. wydruku albo pliku PDF. Konieczne będzie jednak uprzednie wystawienie faktury w KSeF.

Obecnie nie ma regulacji prawnych precyzujących ew. szczególne zasady udostępniania w KSeF faktur sprzedaży podmiotom zagranicznym i nie ma informacji jak to może wyglądać w momencie wejścia w życie obowiązku wystawiania wszystkich faktur w KSeF.

(...) Czy wysyłka w "standardowej" formie wykonywana będzie dopiero po pomyślnym wysłaniu faktury do KSeF?

Jeżeli obecne brzmienie przepisów ustawy o VAT zostanie zachowane również po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF, to moment przesłania faktury do systemu KSeF będzie równoznaczny z jej wystawieniem. Zgodnie z aktualnym stanowiskiem Ministerstwa Finansów fakturę wystawioną poprzez KSeF będzie można następnie udostępnić klientom zagranicznym w formie np. wydruku albo pliku PDF. Konieczne będzie jednak uprzednie wystawienie faktury w KSeF.

Zgodnie z odpowiedziami Ministerstwa Finansów zamieszczonymi w sekcji Q&A dot. KSeF, w przypadku wystawienia faktury z błędnym NIP możliwa będzie korekta faktury do zera, a następnie wystawienie kolejnej faktury z prawidłowym numerem NIP. W innych przypadkach Ministerstwo Finansów nie wspomina o możliwości wystawienia faktury korygującej do zera.

(...) daty wysłania do KSeF?

Tzw. data VAT determinuje obowiązki i terminy związane z wystawieniem faktury w określonym terminie.

Moment przesłania faktury do systemu KSeF jest równoznaczny z jej wystawieniem. Równocześnie moment nadania fakturze numeru identyfikującego w KSeF jest momentem, w którym uznaje się, że kontrahent otrzymał fakturę.

Istnieje możliwość, aby pole P_1 (data wystawienia) w fakturze było uzupełnione inną datą niż data wysyłki faktury do systemu KSeF.

Data, od której naliczany jest termin płatności regulowana jest umową obowiązującą między stronami transakcji.

W okresie dobrowolności systemu KSeF wystawiane są tam wyłącznie faktury ustrukturyzowane, które stanowią jedną z form wystawienia faktury zgodnie z ustawą o VAT (obok wersji papierowej, czy elektronicznej).

Jak rozumiemy, przez fakturę niepotwierdzoną w KSeF rozumiecie Państwo fakturę odrzuconą przez system, czyli niezgodną ze strukturą logiczną albo wystawioną przez osobę nieuprawnioną.

Moment wysłania faktury do systemu KSeF jest równoznaczny z jej wystawieniem. Poprawne wystawienie umożliwia nadanie fakturze numeru identyfikującego w KSeF, co determinuje moment otrzymania przez kontrahenta faktury, którą może pobrać. Tym samym, naszym zdaniem, faktura odrzucona przez KSeF nie może być uznana za wprowadzoną do obiegu gospodarczego (wystawioną w rozumieniu ustawy o VAT).

W rozwiązaniu pudełkowym odbiór faktur z KSeF odbywa sie na żądanie użytkownika SAP. Dostępne faktury są pobierane po uruchomieniu procesu z poziomu kokpitu SI-KSeF.

Zarówno proces wysyłki faktur, jak i pobierania, jest wyzwalany na żadanie użytkownika, poprzez wykonanie dedykowanej akcji w kokpicie SI-KSeF. Rozwiązania backgroundowe dostępne są przy wykorzystaniu szyn komunikacyjnych (np. PI/PO, czy CPI) i są realizowane indywidualnie w trybie projektowym.

Autoryzacja odbywa się najpierw na poziomie SAP (sprawdzenie ról systemowych), a następnie w API KSeF (role przydzielone w API), gdzie jest weryfikowany cyfrowy podpis uwierzytelniający sesję. Samo pobranie faktur odbywa się przez odpytanie API o faktury wystawione od zadanego znacznika czasowego, a następnie pobranie zawartości XML każdej z nich.

Faktura odebrana z KSeF jest uznawana za technicznie poprawną (zgodność ze schemą jest weryfikowana przez API) i nie podlega modyfikacji w rozwiązaniu SI-KSeF. W przypadku błędów biznesowych w dalszym przetwarzaniu (parkowanie faktur, przekazanie do workflow akceptacyjnego itp.) każdy z nich należy rozpatrzeć indywidualnie. Błędy wynikające z działania rozwiązania SI-KSEF są naprawiane w ramach gwarancji.

Tak, VIM to SAP Invoice Management by Open Text. Nie, wersja nie ma znaczenia. Integracja z VIM (jak i dowolnym innym istniejącym w SAP narzędziem do przetwarzania faktur od dostawców) jest realizowana indywidualnie w trybie projektowym.

Na chwile obecną nie wiemy, czy KSeF będzie obligatoryjny dla wszystkich, jeśli tak będzie to wówczas dostosujemy nasz produkt to panujących wymagań. W następstwie zgody będą dostępne jako opcja możliwa do wykorzystania.

Na chwilę obecną nie jest znana data obligatoryjnego uruchomienia KSeF.

Jeśli wymóg ten wejdzie w życie, to wówczas wymusi wystawianie elektronicznych faktur przez wszystkie podmioty.

Nie, SI-KSeF działa zarówno dla ECC 6.0 jak i S/4HANA.

Faktury w KSeF mają ustrukturyzowany format XML. Nie zakładamy wizualizacji w formie pdf.

W dokumencie księgowanym można wybrać formę płatności.

Ukaże się wówczas komunikat informujący o jego braku w master dacie. Należy wówczas zweryfikować kartotekę.

Dana metryka - dokument pochodzący z KSeF może nie zostać obsłużony w procesie księgowania dokumentu.

Po prostu pozostanie jako nie zweryfikowany i nieprzetworzony. Nie ma oficjalnej wykładni MF w tej sprawie.

Na chwile obecną nie wiemy, czy KSEF będzie obligatoryjny dla wszystkich, jeśli tak będzie to wówczas dostosujemy nasz produkt to panujących wymagań. Zgody będą dostępne jako opcja do wykorzystania.

Kurs będzie pobierany z XMLa faktury zakupowej.

Możliwe jest jego zmienienie na podstawie daty przeliczenia - wówczas kurs zostanie pobrany z tabel SAPowych lub można będzie go również wpisać ręcznie.

Na chwile obecną nie wiemy jakie błędy mogą się przydarzyć.

Jednak wydaje nam się, że mogą one być związane np. z niepoprawnym, nie kompletnym plikiem XML dostarczanym przez bramkę.

Zaliczka jest jednym z rodzajów dokumentów dopuszczony do obiegu w KSEF przez MF.

Sposób ich przetwarzania i księgowania będzie uzależniony od klienta i jego specyfiki.

Na chwile obecną nie wiemy, czy KSEF będzie obligatoryjny dla wszystkich, jeśli tak będzie to wówczas dostosujemy nasz produkt to panujących wymagań. Zgody będą dostępne jako opcja do wykorzystania.

(...) jedynie dla obszaru SAP?

 

Nasz produkt jest głównie skierowany do klientów wykorzystujących SAP jako narzędzie bazowe.

Prosimy o przesłanie ankiety, wówczas będziemy w stanie oszacować, czy jesteśmy w stanie podjąć się wyzwania.

Zakładam że pod pojęciem "naszego" produktu JPK chodzi o licencjonowany przez SAP SAF_T.

Nie, produkty SAF_T i SI-KSEF są niezależne i mają odrębną konfigurację.

Narzędzia dedykowanego do skanowania w naszym produkcie nie ma.

Możemy jednak przystąpić projektowo do realizacji takiego wyzwania.

Wstępnie wprowadzany dokument można przerobić dobrowolnie na swoje potrzeby.

Tak, produkt jest obsługiwany w języku EN.

Nasze narzędzie jest integrowane z workflow klienta.

Prosimy o przesłanie ankiety wraz z informację jakiego workflow Państwo używają.

Nasze daty są tożsame z datami SAP występującymi w dok. FI/MM. Jeśli chodzi o datę wpływu jest to kwestia ustawienia mapowania.

Kurs będzie pobierany będzie z XMLa faktury zakupowej.

Możliwe jest jego zmienienie na podstawie daty przeliczenia wówczas kurs zostanie pobrany z tabel SAPowych lub również można zmienić ręcznie.

Na chwilę obecną nie wiemy, nie ma oficjalnej informacji.

Wszystkie dokumenty będą gotowe do procesowania wstępnie wprowadzonego dokumentu. W kolejnym kroku następuje księgowanie bezpośrednie.

Tak, mapowania będą konfigurowalne oraz obsługiwane projektowo. Jeśli struktura będzie się zmieniała,

to nasz produkt oczywiście również będzie dostosowywany do panując wymagań.

(...) natomiast najmniejsza spółka zagraniczna zarejestrowana w PL na potrzeby VAT księguje po kilka dokumentów miesięcznie. Trudno wyobrazić sobie, żeby licencja dla obu spółek kosztowała tyle samo.

Nie, polityka licencyjna opiera się na ilości spółek i uśrednionym obrocie dla spółek na tej samej instalacji systemu. Wewnętrzna dystrybucja kosztów licencji pomiędzy spółki u klienta zależy od jego wewnętrznych uzgodnień.

Powyższe odpowiedzi nie stanowią porady prawnej ani podatkowej i zostały opracowane w oparciu o m.in. sekcję pytań i odpowiedzi nt. KSeF opublikowanej przez Ministerstwo Finansów, która to nie stanowi źródła prawa.

MASZ INNE PYTANIA? ZADAJ JE:

Pytania dotyczące produktu prosimy przesyłać za pomocą poniższego formularza. W przypadku zainteresowania uzyskaniem analiz prawnych związanych z korzystaniem przez Państwa firmę z SI-KSeF prosimy o kontakt z firmą Olesiński i Wspólnicy – więcej informacji PONIŻEJ

 

Rodo
Rodo
ul. Ślężna 118, NIP 8992486463, KRS 0000164197, REGON 932912679, na podany adres e-mail/numer telefonu, w tym przy użyciu telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących w rozumieniu ww. ustawy, których jestem użytkownikiem dla celów marketingu bezpośredniego informacji handlowych w zakresie oferowanych usług.

Z uwagi na wyrażoną przez Ciebie zgodę na marketing bezpośredni, będziemy przetwarzać podane wyżej przez Ciebie dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO Więcej w zakresie zasad przetwarzania danych osobowych w związku z ww. celem, w tym treść pełnej klauzuli informacyjnej, znajdziesz TUTAJ.

Rozwijając nasze narzędzia informatyczne współpracujemy z firmą Olesiński i Wspólnicy.

Zapraszamy do kontaktu z Olesiński i Wspólnicy, w przypadku w którym byliby Państwo zainteresowani uzyskaniem analiz prawnych związanych z korzystaniem przez Państwa firmę z SI-KSeF.

 

Olesiński i Wspólnicy

 

Wyślij zapytanie

 

Firma Olesiński i Wspólnicy od 17 lat wspiera biznes, realizując projekty prawne, podatkowe, analityczne i księgowe. Łączy silne kompetencje z tych obszarów w jednym miejscu, oferując klientom kompleksowe wsparcie. Więcej informacji znajdą Państwo na stronie internetowej.