Interesuje Cię nasza oferta?

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest SI-Consulting Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (53-111), ul. Ślężna 118, zwana dalej „Spółką”, która przetwarza Pani/Pana dane osobowe w celu odpowiedzi na zadane za pomocą formularza zapytanie. Zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1182 z późn. zm) przysługuje Pani/Panu prawo wglądu do treści swych danych oraz ich poprawiania lub żądania usunięcia.


Elastyczne zarządzanie, czyli zarządzanie poprzez portfolio projektów

Wiele procesów w firmach to procesy powtarzalne, dające się w mniejszym lub większym stopniu zautomatyzować. Jednak wraz z rozwojem pojawiają się unikalne, jednorazowe procesy (bądź oparte o wiele parametrów i występujące w wielu wariantach), którymi zarządza się poprzez projekty. 
 
Co zrobić, gdy konieczne staje się wprowadzenie koordynacji pomiędzy poszczególnymi przedsięwzięciami lub zbiorcze zarządzanie wieloma, niekoniecznie powiązanymi, projektami?
 
 
Wtedy warto zastanowić się nad wdrożeniem Zarządzania Portfolio Projektów (ang. PPM – Project Portfolio Management).
Jednym z wiodących rozwiązań informatycznych wspierających zarządzanie portfolio projektów jest rozwiązanie firmy SAP - Resource and Portfolio Management (RPM). Przedsiębiorstwa oparte na zarządzaniu przez projekty, takie jak: StatOil Hydro, BP, Nestle czy Coca-Cola, dzięki SAP RPM notują redukcję wydatków, są bardziej skoncentrowane na wartości biznesowej, sprawniej zarządzają ryzykiem, częściej osiągają cele, dokładniej szacują i szybciej wybierają priorytety. Firmy te podejmują bardziej optymalne decyzje związane z alokacją zasobów. Wdrożenie PPM pomaga również wyeliminować projekty o niskiej wartości, a wówczas uwolnione zasoby i środki mogą być wykorzystane w inicjatywach o bardziej wartościowych.
 

Jak działa SAP RPM?

Oprogramowanie SAP RPM automatyzuje i standaryzuje proces zarządzania projektami oraz portfelem projektów w przedsiębiorstwie. Pomaga szybciej odpowiadać na zasadnicze pytania związane z procesem zarządzania portfelem projektów - przykładowo:
  • Czy realizujemy właściwe projekty?
  • Czy inwestujemy w odpowiednie obszary zgodnie ze strategią przedsiębiorstwa?
  • Czy dysponujemy wystarczającymi zasobami do realizacji wytyczonych przedsięwzięć?
  • Jakie będą skutki (budżet, wykorzystanie zasobów) przyjęcia do realizacji konkretnego zbioru projektów?
W ramach zaimplementowanego rozwiązania SAP RPM otrzymujemy kompleksowe wsparcie dla zarządzania portfolio zasobów i projektów w danym środowisku biznesowym.
Na proces zarządzania portfolio projektów składa się najczęściej kilku etapów. Poniżej wybrane etapy wspierane przez SAP RPM:
  1. Inicjalizacja projektów
  2. Planowanie projektów
  3. Zarządzanie zasobami
  4. Realizacja projektów
  5. Monitorowanie portfolio i poszczególnych projektów
  6. Ocena i analiza
  7. Administracja
 
Inicjalizacja projektów
Rozpoczynanie nowych projektów najczęściej leży w gestii managera produktu albo managera portfolio. Na tym etapie do systemu wprowadzane jest zgłoszenie uruchomienia nowego projektu lub rejestrowane są pomysły na kolejne projekty. W systemie oba te zdarzenia są rejestrowane i opisywane. Decyzje o uruchomieniu danego projektu są podejmowane najczęściej w stałych okresach czasu, w zależności od przyjętych priorytetów. W momencie, gdy dany wniosek nie zostaje zaakceptowany może zostać usunięty lub zarchiwizowany.
Wybrane funkcjonalności SAP RPM wspierające działania w tym zakresie:
  • Rejestrowanie zgłoszeń i nowych pomysłów i przypisywanie ich do właściwych pozycji portfolio
  • Automatyczna numeracja zgłoszeń i pomysłów
  • Tworzenie różnych rodzajów projektów
  • Określanie, które pola z danymi mają być obowiązkowo wypełnione
  • Klasyfikacja wprowadzanych zgłoszeń i pomysłów
  • Możliwość oceny (ang. scoring) wprowadzonych projektów na bazie predefiniowanych kwestionariuszy, np. zgodność ze strategią firmy, prawdopodobieństwo sukcesu itp.
  • Zgrubne planowanie z wykorzystaniem modelu fazowego.
 
Planowanie projektów
Gdy uruchomienie nowego projektu zyskuje akceptację, manager portfolio przypisuje do niego kierownika projektu. Planuje on cały projekt z wykorzystaniem modelu fazowego, opisuje jakościowo i ilościowo niezbędne zasoby i przekazuje te informacje do managera zasobów oraz określa koszty i ewentualne przychody projektu. Kierownik projektu przypisuje też uprawnienia poszczególnym członkom zespołu projektowego do poszczególnych obszarów projektu. Dodatkowo kierownik może posługiwać się wersjami projektów w celu śledzenia wszystkich zmian oraz symulacjami w celu zamodelowania analizy co-jeśli (what-if?).
Wybrane funkcjonalności SAP RPM wspierające działania w tym zakresie:
  • Szczegółowe planowanie projektu z wykorzystaniem modelu fazowego, pakietów pracy, zadań, podzadań i kamieni milowych
  • Tworzenie relacji pomiędzy poszczególnymi zadaniami i podzadaniami
  • Określanie kosztów i przychodów
  • Harmonogramowanie projektów „góra-dół” lub „dół-góra”, a także wprzód i wstecz
  • Wykresy harmonogramów w postaci wykresów Gantta
  • Opis niezbędnych zasobów w postaci ilościowej (ilość godzin) oraz jakościowej (np. predefiniowane kwalifikacje)
  • Przypisanie zasobów do poszczególnych pakietów pracy oraz oszacowanie kosztów i ewentualnego przeciążenia przypisanych zasobów
  • Przypisanie dowolnych dokumentów do każdego obiektu w systemie
  • Wykorzystanie szablonów projektów oraz predefiniowanych list kontrolnych (checklists).
 
Zarządzanie zasobami
Manager zasobów zbiera wszystkie zapotrzebowania i przypisuje zasoby do zapotrzebowań z poszczególnych projektów. Jeśli dane dotyczące personelu są zarządzane centralnie manager zasobów może wyszukiwać niezbędnych pracowników na podstawie zadanych kryteriów.
Wybrane funkcjonalności SAP RPM wspierające działania w tym zakresie:
  • Centralne zarządzanie wewnętrznymi i zewnętrznymi zasobami projektowymi
  • Zarządzanie dostępnością poszczególnych zasobów i możliwość integracji z istniejącym systemem do zarządzania kadrami (HR)
  • Zarządzanie katalogiem kwalifikacji i kwalifikacjami poszczególnych grup pracowniczych
  • Przypisywanie zasobów do poszczególnych działów firmy
  • Wyszukiwarka zasobów uwzględniające kwalifikacje i dostępność.
 
Realizacja projektów
Na tym etapie kierownik projektu zwalnia poszczególne fazy danego projektu do realizacji. Podczas tych kroków może zostać uruchomione automatyczne tworzenie obiektów kosztowych po stronie systemu SAP ERP. Przypisani do zadań pracownicy otrzymują informacje o zadaniach do wykonania. Pracownicy mogą zarządzać statusem wykonywanych zadań oraz wprowadzać informacje o wynikach – umożliwiając monitorowanie postępu prac. Możliwe jest również tworzenie list zadań dla poszczególnych pracowników w celu łatwego potwierdzania czasu pracy przeznaczonego na poszczególne zadania.
Wybrane funkcjonalności SAP RPM wspierające działania w tym zakresie:
  • Automatyczne tworzenie zbieraczy kosztów po stronie SAP ERP (mogą to być zlecenia CO albo projekty w module SAP PS – Project System)
  • Zatwierdzanie poszczególnych faz projektu wraz z workflow zatwierdzającym
  • Dostęp do listy zadań poszczególnych pracowników
  • Zarządzanie stopniem wykonania i potwierdzaniem czasów pracy przeznaczonym na poszczególne zadania.
 
Monitorowanie portfolio i poszczególnych projektów
Osoby odpowiedzialne za całe portfolio albo za poszczególne jego części mogą monitorować realizację portfela projektów jako całości, fragmentów, jak i poszczególnych projektów. Porównanie to wskazuje różnice pomiędzy tym, co zaplanowano i zostało już zrealizowane zarówno w zakresie finansowym jak i zaangażowanych zasobów.
Wybrane funkcjonalności SAP RPM wspierające działania w tym zakresie:
  • Wyświetlanie danych w postaci czytelnych paneli (dashboard) dotyczących całego portfolio jak i pojedynczych projektów
  • Definiowanie kluczowych wskaźników sukcesu w takich obszarach jak budżet, przeciążenie zasobów, postęp projektu
  • Automatyczne powiadamianie o przekroczeniach terminów, budżetów (alerty)
  • Możliwość wyświetlania stanu harmonogramu w postaci wykresów Gantta
 
Oceny i analizy
Osoby zaangażowane w zarządzanie projektami i portfolio mają możliwość uruchamiania różnego rodzaju raportów „ad hoc” jak i w zdefiniowanych wcześniej terminach.
Wybrane funkcjonalności SAP RPM wspierające działania w tym zakresie:
  • Ocena wszystkich projektów w danym portfolio lub jego obszarach z uwzględnieniem statusów, liczby aktywnych faz, stopnia realizacji
  • Określenie stopnia aktywnych i nieaktywnych projektów
  • Analizy finansowe i analizy zasobów w zakresie całego portfolio jak i poszczególnych jego obszarów z opcją porównania różnych wersji
  • Zużycie zasobów oraz przeciążenia zasobów w całej puli zasobów
  • Monitorowanie kluczowych wskaźników sukcesu.
 
Administracja
Osoba odpowiedzialna za całe portfolio projektów i osoby z PMO (ang. Project Management Office) administrują całym rozwiązaniem SAP RPM. Tworzą portfele projektów, obszary, mogą przypisywać uprawnienia. Opracowują strukturę portfolio, która może być zorientowana na strukturę organizacyjną jednostki gospodarczej zarządzającej portfolio lub np. grupę produktową.
Wybrane funkcjonalności SAP RPM wspierające działania w tym zakresie:
  • Tworzenie portfolio i hierarchii portfolio
  • Określanie rocznych ustawień (np. do planowania finansowego)
  • Przypisywanie uprawnień poszczególnym użytkownikom, bądź rolom
  • Tworzenie puli zasobów i przypisywanie do nich menedżerów zasobów
Artykuł ten przedstawia aplikację do zarządzania portfolio projektów SAP RPM w sposób ogólny, ale starano się tak ją przedstawić, aby pokazać jej szerokie spektrum dostępnych możliwości oraz ilości gromadzonych i wykorzystywanych przez nią informacji i danych.
Rozwiązanie SAP RPM może być instalacją niezależną od innych aplikacji w firmie lub być też rozwiązaniem w pełni integrującym różne aspekty związane z zarządzaniem projektami.
SAP RPM w pełni integruje się m.in. z aplikacjami SAP CRM (Customer Relationship Management ), SAP SRM (Supplier Relationship Management), SAP HCM (Human Capital Management) oraz cProjects i cFolders oraz przede wszystkim z modułami finansowo kontrolingowymi z systemu SAP ERP. Dzięki wykorzystaniu platformy SAP NetWeaver możliwa jest również integracja z systemami różnych producentów.
 
Przy poszukiwaniu aplikacji wspierającej zarządzanie projektami i portfolio warto rozważyć opcję kompleksowego rozwiązania, jakie daje SAP RPM w połączeniu z innymi modułami systemu SAP. Dzięki zaimplementowaniu takiego kompleksowego rozwiązania liderzy wielu branż osiągają znaczną przewagę konkurencyjną.
 
SAP Resource and Portfolio Management (SAP RPM) - rozwiązanie stworzone do zarządzania portfolio projektów, dostępne od roku 2002, należy do zestawu aplikacji xApps – Cross Applications opartych o platformę SAP NetWeaver. Obecnie aktualną wersją jest RPM 5.0. 
 
 
 
_______________________________________________________________________
 
autor:
Adam Sobkowicz – Senior Konsultant SAP PS/IM w SI-Consulting S.A.
 
Posiada ponad 8 lat doświadczenia zarządzaniu i wdrażaniu modułu SAP PS (Project System). Jego zainteresowania to problematyka zarządzania portfelem projektów i organizacji dużych i skomplikowanych przedsięwzięć projektowych. Doświadczenie zdobywał jako pracownik działu inwestycji, a następnie kierownik zespołu wdrożeniowego modułu PS/IM i użytkownik kluczowy systemu SAP PS/IM w Energetyce Wrocławskiej. Obecnie jako konsultant w dalszym ciągu współpracuje z Energią Pro w zakresie dalszego rozwoju systemu SAP PS. Prowadził też wdrożenia w zakresie zarządzania projektami inwestycyjnymi SAP PS/IM w Zelmer SA, oraz wdrożenie zarządzanie projektami produkcyjno-budowlanymi w PPW Araj.