Interesuje Cię nasza oferta?

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest SI-Consulting Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (53-111), ul. Ślężna 118, zwana dalej „Spółką”, która przetwarza Pani/Pana dane osobowe w celu odpowiedzi na zadane za pomocą formularza zapytanie. Całkowita treść obowiązku informacyjnego znajduje się pod linkiem:
Klauzula dotycząca bezpośredniego pozyskiwania danych osobowych (zgłoszenie/zapytanie).
Znajdują się tam szczegółowo opisane kategorie, cel, okres, przysługujące prawa oraz niezbędne dane kontaktowe, dotyczące przetwarzanych danych osobowych.


Roll-outSAP, czyli wdrożenie systemu z wzorca

Adam Książek

Poprzez projekty typu roll-out należy rozumieć wdrożenia systemu z użyciem istniejącego wzorca. Wzorcem tym najczęściej bywa w pełni skonfigurowane i produktywnie działające środowisko. W przypadku roll-out’ów międzynarodowych, które występują najczęściej, wzorcem staje się oddział korporacji działający w kraju najbardziej zbliżonym w specyfice do miejsca roll-out’u lub oddział, gdzie system SAP został zaimplementowany najwcześniej, a ilość wdrożonych funkcjonalności jest największa (choć nie jest to oczywiście regułą). Istniejący template zapewnia sprawność wdrożenia w obszarach zbieżnych z wypracowanym modelem korporacyjnym i jednocześnie pozwala skupić się na implementacji rozwiązań odwzorowujących lokalną specyfikę.

Metodyka wdrożenia przy projektach typu roll-out zakłada, że faza przygotowania do wdrożenia nie obejmuje pełnej analizy specyfiki biznesowej Klienta. Praca ta została wykonana podczas pierwotnej implementacji, a każde następne wdrożenie wymaga raczej zapoznania się z rozwiązaniem modelowym. Na tym etapie ważne jest zorganizowanie spotkań z zespołem roboczym lokalnego oddziału firmy i przekazanie wiedzy dotyczącej zakresu źródłowego wdrożenia. Podczas takich warsztatów osoby ze spółki objętej roll-out’em zyskują świadomość, jak bardzo zgodny ze specyfiką lokalną jest template globalny, będący podstawą wdrożenia – krok ten jest doskonałym wprowadzeniem do kolejnego etapu, jakim jest analiza Fit & Gap.

Analiza Fit & Gap służy określeniu jak dalece zbieżny ze specyfiką lokalną jest wzorzec wdrożeniowy. Ma jednocześnie za zadanie określić różnice, które występują na płaszczyźnie biznesowej i częstokroć prawnej pomiędzy jednostką wzorcową a jednostką objętą wdrożeniem roll-out. Analiza stanu obecnego, analiza docelowej struktury procesów biznesowych oraz ustalenie występujących różnic jest kluczowym momentem decydującym o powodzeniu przeprowadzanego wdrożenia. Na tym etapie wielce istotne jest doświadczenie konsultantów i ich znajomość specyfiki lokalnej. Specyficzne regulacje lokalnego prawa, uwarunkowania gospodarcze oddziału czy procesy biznesowe nie ujęte we wdrożeniu modelowym a występujące lokalnie, wszystko to składa się na wynik analizy odchyleń.

Wszelkie różnice powinny zostać zidentyfikowane i nazwane, a metoda ich obsłużenia winna zostać określona w sposób szczegółowy. Należy pamiętać, że bez względu na to, czy dane odchylenie zostanie obsłużone w systemie SAP, czy też zostanie podjęta decyzja aby realizować je poza systemem, powinno znaleźć się w katalogu różnic. Identyfikacja punktów GAP wiąże się z nadaniem ID różnicy, czyli najczęściej numeru porządkowego GAP, stanowiącego określenie obszaru, z którym związane jest odchylenie, osoby zgłaszającej, priorytezację i ostatecznie sposób procedowania. Uwagę należy zwrócić również na fakt, że - o ile to możliwe - należy dążyć do unifikacji procesów biznesowych w ramach wspólnego modelu. Ustandaryzowanie procesów biznesowych, nawet kosztem zmian organizacyjnych w ramach lokalnego podmiotu, często pociąga za sobą korzyści w skali globalnej – centralne utrzymanie i administrowanie systemu SAP jest dzięki takim zabiegom łatwiejsze i mniej kosztowne.

Wypracowane na etapie analizy Fit & Gap założenia powinny zostać ujęte w koncepcji biznesowej, która jest nieodłącznym elementem w każdym wdrożeniu. Dokument, w którym w sposób szczegółowy opisane są wdrażane funkcjonalności pozwoli na sprawne przejście poprzez fazę realizacji prototypu środowiska produktywnego. Warto też zadbać o to, aby osoby po stronie centrali koncernu, odpowiedzialne za utrzymanie systemu SAP, zweryfikowały i zatwierdziły dokument koncepcji wdrożenia lokalnego – szczególnie pod kątem rozwiązań przyjętych w celu obsługi różnic wynikających ze specyfiki lokalnej.

Gdy etap konfiguracji systemu dobiegnie końca mogą rozpocząć się testy poprzedzone zasileniem systemu danymi podstawowymi. Przy migracji danych warto skorzystać z narzędzi utworzonych na potrzeby pierwotnego wdrożenia, choć jak pokazuje doświadczenie niejednokrotnie należy je dostosować do lokalnych potrzeb. W stosunku do projektów wdrożeniowych typu greenfield (pełne wdrożenia od podstaw) na etapie testów systemu, obok testów modułowych i integracyjnych pojawia się dodatkowy etap –  tak zwane testy regresywne.

Ponieważ implementacja dodatkowych funkcjonalności, które nie wynikają z modelu wzorcowego może mieć wpływ na procesy obecnie realizowane w pozostałych jednostkach organizacyjnych, należy przetestować system pod kątem negatywnych skutków wynikających z poszerzenia struktury organizacyjnej systemu SAP o kolejną jednostkę (najczęściej wiąże się to z dostosowaniem już istniejących rozszerzeń programistycznych). Kolejnym etapem jest produktywna migracja danych ujęta w fazie przygotowania do startu. Go-live nowej jednostki organizacyjnej poprzedzony jest oczywiście szkoleniami użytkowników kluczowych i końcowych.

Polska specyfika we wdrożeniach typu roll-out – polegaj na SI-Consulting!

Decyzja centrali międzynarodowej firmy o przeniesieniu korporacyjnego rozwiązania SAP do polskiej jednostki organizacyjnej jest najczęściej pierwszym krokiem rozpoczynającym przygotowania do przedsięwzięcia jakim jest roll-out. Warto już w tym momencie zadbać o solidnego partnera wdrożeniowego, który ma za sobą wiele podobnych wyzwań i doskonale orientuje się w specyficznych dla Polski regulacjach prawnych oraz powszechnie przyjętych zasadach prowadzenia biznesu. Odwzorowanie lokalnej specyfiki w systemie SAP niejednokrotnie jest zadaniem niezwykle trudnym dla jednostek centralnych koncernu odpowiedzialnych za rozwój środowiska SAP.

SI-Consulting z powodzeniem zrealizowało kilkanaście projektów typu roll-out (Axellus,  Komet-Urpol, Mitsubishi, itp.) będąc odpowiedzialnym za całość prac bądź świadcząc usługi eksperckie.

Zdecydowanie najwięcej różnic, które pojawią się w fazie Gap analysis dotyczy modułu FI, czyli rachunkowości finansowej. Skomplikowane przepisy prawa rachunkowego i podatkowego wymuszają dostosowanie modelowego rozwiązania w takich obszarach jak plan kont, sprawozdania, raporty, kursy walut, dekretacje, kody podatkowe i rejestry VAT oraz wiele innych. W module SD należy zwrócić szczególną uwagę na proces fakturowania, zawartość wydruków dokumentów sprzedażowych i sposób obsługi procesów reklamacyjnych (korygowanie faktur pierwotnych). Jeżeli wdrożeniem objęte są Kadry i Płace, należy zwrócić szczególną uwagę na procesy związane z rozliczaniem płac i administracją kadrami – zmienność polskiego prawa w tym obszarze jest szczególnie intensywna.

________________________________________________________________________________

O autorze

Adam Książek – Konsultant SD

Posiada specjalistyczną wiedzę m.in. w zakresie implementacji systemu zintegrowanego mySAP ERP w obszarze Sprzedaży i Dystrybucji, obsługi procesów logistycznych oraz tworzenia koncepcji biznesowych i konfiguracji w module SD.