Obecna sytuacja związana z epidemią koronawirusa zmusiła wiele organizacji i firm do pracy zdalnej, z którą wiąże się szereg wyzwań. Jednym z nich jest przeprowadzanie zdalnego procesu podpisywania umów i zatwierdzania dokumentów. Proces, który w normalnych warunkach realizuje się podpisem fizycznym, w warunkach zdalnych staje się skomplikowany i czasochłonny, często wymagając od pracowników dodatkowych czynności, takich jak drukowanie, skanowanie dokumentów, czy regularną wymianę wiadomości e-mail.
Zdalny tryb pracy utrudnia również zachowanie terminowości w zakresie zwoływania obrad spółki, jak i samo ich przeprowadzanie, które wiąże się z koniecznością korzystania z rozmaitych narzędzi, często niepokrywających potrzeb w zakresie wymagań formalnych obrad spółek z ograniczoną odpowiedzialnością czy spółek akcyjnych.
SI-SIGN to odpowiedź na wyzwania związane ze zdalnym podpisywaniem ważnych dokumentów. To dedykowana aplikacja webowa do cyfrowego zarządzania dokumentami, z możliwością akceptowania ich i śledzenia obiegu dokumentów oraz przeprowadzania obrad spółek z o.o. i akcyjnych. Narzędzie umożliwia realizację tych działań w sposób trwały, bezpieczny i transparentny, między innymi dzięki wykorzystaniu kryptografii (oparciu narzędzia o technologię blockchain). Rozwiązanie to w dobie utrudnionej możliwości bezpośredniego kontaktu i fizycznego podpisania dokumentów wesprze Zamawiającego w bieżącej obsłudze procesów decyzyjnych, skracając je i umożliwiając w nich udział niezależnie od miejsca pobytu pracownika czy wspólnika.
SI-SIGN to zatem rozwiązanie digitalizujące procesy decyzyjne, pozwalające na formalne potwierdzenie dokumentacji przez uprawnione do tego osoby oraz przeprowadzanie obrad w ramach spółek z ograniczoną odpowiedzialności oraz spółek akcyjnych.
Narzędzie umożliwia to dzięki dwóm głównym modułom aplikacji i ich funkcjom:
Moduł obrad
-
konfigurowanie spółki czyli określenie typu spółki (Sp. z o.o. lub akcyjna), dodanie udziałowców bądź akcjonariuszy wraz z pakietami udziałów lub akcji i ilością przypadających na nie głosów,
-
dodawanie obrad i przypisywanie do nich członków,
-
planowanie obrad, możliwość rozpoczęcia obrad w dowolnym terminie,
-
dodawanie głosowań w ramach obrad, przypisywanie do nich uczestników wraz z możliwością dodania uczestnika w trakcie trwających obrad i dodania pliku (uchwały) nad która odbywa się głosowanie,
-
możliwość wyboru trybu głosowania jawnego bądź tajnego i przystosowanie aplikacji do wymagań formalnych w zakresie obu form głosowania (m.in. głosowanie niestandardowe).
Moduł projektów
-
definiowanie dowolnej liczby klientów / partnerów,
-
przypisywanie klientom dowolnej liczby projektów, w ramach których odbywa się przepływ dokumentów i procesy decyzyjne,
-
dodawanie pojedynczych dokumentów bądź ich grup i poddawanie ich procesowi akceptacji przez uprawnionych do tego użytkowników,
-
definiowanie grup użytkowników mających konkretne uprawnienia do akceptowanych dokumentów (wgląd bądź akceptacja),
-
definiowanie typów dokumentów ułatwiające zarządzanie dokumentacją.
