eGOV-KSEF is a product of SI Consulting ensuring the integration of the SAP system with the electronic invoicing platform. The solution ensures the distribution of sales invoices and the registration of cost invoices distributed from the KSeF platform.
On 29 October 2021, the law of the Ministry of Finance on using structured invoices was published. From 1 January 2022, the use of the KSeF system is optional, and the acceptance of a structured invoice requires the approval of the recipient of such invoices. The mandatory use of the system is planned to start in 2026 (from February 1, 2026 for entities whose sales value in the previous tax year exceeded PLN 200 million, for others from April 1, 2026).
Structured invoices will be prepared in XML format from the taxpayer's financial and accounting systems and sent to the KSeF system (National e-Invoice System) via API, which precisely describes how the taxpayer's system communicates with the Ministry of Finance database. Each invoice sent to KSeF will have a number identifying the document (with date and time). Assigning an identification number will confirm that the document has been issued and received by the recipient. It should also be remembered that the identification number is not the invoice number and cannot be identified with the invoice number within the meaning of the VAT Act.
Benefits for taxpayers using structured invoices:
- the invoice will be created in the database of the Ministry of Finance and will never be destroyed or lost. As a result, there will be no need to issue duplicate invoices,
- structured invoices will be issued according to a uniform template throughout the European Union so that the preparation of the file is simplified and will only require the addition of the legal requirements of the relevant country,
- settlements along with invoice posting in financial and accounting systems will become easier and standardized,
- the KSeF database ensures that the invoice was received by the contractor,
- the invoices' XML file format prevents software issues within companies,
- shortened VAT refund period.
eGOV-KSeF SOLUTION ARCHITECTURE
- As a standard, the solution enables integration with the KSeF system directly from the Employer's SAP ERP system or using a proxy server (provided by the Ordering Party).
- In the project mode, integration using the SAP PI/PO bus or SCPI or other intermediary systems is possible, e.g. Microsoft Biztalk.
- Web Service or ABAP Proxy are used for communication between the SAP ERP/S4 system and intermediate systems. The messages contain XML files compliant with the structure published by the Ministry of Finance. From the technological point of view, the connection between the calling system and the KSeF platform takes place using REST technology. The scope of exchanged messages includes:
- sales invoices – from the SAP ERP/S4 system,
- purchase invoices – incoming to the SAP ERP/S4 system,
- Official Receipt Certificates (UPO) confirmation messages.
General diagram of eGOV-KSeF integration with KSeF
The following is a diagram of the eGOV-KSeF communication with the National e-Invoice System
eGOV-KSeF System General Menu
Below is a view of the eGOV-KSeF Solution General Menu.
Signing XML messages
In accordance with the KSeF specification, the mechanism of establishing and authorizing an interactive session with the KSeF platform API will be used. When initiating a session, the user will be required to sign the XML document initiating the session (i.e. with a certificate that has a mandatory first name (OID.2.5.4.42) and surname (OID.2.5.4.4) fields in the entity description and, optionally, a serial number (OID.2.5.4.5) in accordance with the format: (PNOPL|PESEL).*?(?\\d{11})lub(TINPL|NIP).*?(?\\d{10})) directly on the workstation with the PIN provided by the user using a signature component or on the integration bus using the user's signature (condition - the certificate must be uploaded on the bus) or the seal of the organization (the Ordering Party's company); the seal is called a certificate, which has a mandatory field of the organization's identifier in the entity description (OID.2.5.4.97) in accordance with the format: (VATPL).*?(?\\d{10}) ) .
Purchase invoices handling
1. The SI-KSeF solution supports downloading invoice documents issued by the supplier from the KSeF portal and then posting them as purchase documents in FI with or without reference to the MM order. Within the scope of the offered solution, support for two scenarios is provided:
Posting a purchase document with a reference to the order.
Posting a purchase document without reference.
2. Reading the invoice from KSeF for Customers who have agreed to receive invoices this way. SI-KSeF ensures that the invoice in a structured form is read and posted in the next step. In this case, the remaining invoice delivery paths should be blocked. Recording of the invoice from the KSeF Receipt Invoice Register takes place taking into account the consent registered within SI-KSeF.
3. Consent management allows you to enter information recorded on consents and attach pdf documents. The diagram of the distribution scenario by KSeF is presented below:
Functional description
1. Recording the invoice in the KSeF Receipt Invoice Register takes place only taking into account the invoice type and the output information containing data from the invoice provided by the Customer.
2. In the scope of SI-KSeF, a report presenting invoice data with the appropriate status is provided. The report generation is based on the selection screen:
3. In the scope of the purchase report, a set of data sent from SI-KSeF in the scope of metadata will be presented. Management of the scope of data presentation will be possible using standard SAP tools (variants). Below is a sample presentation:
4. Process-wise, within the SI-KSeF solution, an authorized user will indicate documents that have been substantively verified by them and can be posted in the SAP system.
5. Reading the document will be accompanied by an appropriate change of status.
In the register of invoices, information about the KSeF identification number and the document's date of registration will be updated at the same time.
Handling of sales invoices
1. Within the scope of the offered solution, support for two scenarios is provided:
SCENARIO No. 1 assumes sending invoices to KSeF for Customers who have chosen KSeF as the only way to deliver invoices.
SCENARIO No. 2 assumes sending invoices to KSeF, are delivered to Customers by a different way than KSeF, and registration in KSeF is important for the seller. In addition, SI-KSeF ensures the generation of an invoice in a structured form after the invoice has been saved and posted, if the following conditions are met:
FOR SCENARIO No. 1 Sending an invoice to KSeF for Customers who have agreed to receive invoices this way. At the time of creating the invoice, the corresponding output information will be assigned. At the same time, the other output information responsible for distributing invoices to customers will be deactivated.
The purpose of such action is to define only one way of delivering an invoice to the customer. After generating the accounting document, the output information "KSEF" will be processed, thus the invoice will appear in the "Register of Purchase Invoices" in the SI-KSEF solution.
FOR SCENARIO No. 2
Sending to KSeF all other invoices that are delivered by a different way than KSeF. The distribution of documents to customers will take place in an unchanged mode. In addition, the document will appear in the "Register of Sales Invoices" with the possibility of sending it to the KSeF Platform.
2. In the scope of SI-KSeF, a report presenting invoice data with the appropriate status is provided.
- The report generation is based on the selection screen:
3. In the scope of the sales report, a set of data sent to SI-KSeF will be presented, broken down into headings and document items. Management of the scope of data presentation will be possible using standard SAP tools (variants). Below is a sample presentation:
4. Process-wise, within the SI-KSeF solution, an authorized user will indicate documents that have been substantively verified by them and can be sent to KSeF. Such documents will be confirmed by an electronic signature as part of the SI-KSeF solution in accordance with the guidelines defined by KSeF. Sending the document will make appropriate changes to the status. The corresponding information received from KSeF – Official Receipt Certificate (UPO) – will be recorded in the reference to the sent invoice. In the register of invoices, information about the KSeF identification number and the date of registration of the document will be updated at the same time.
W standardzie rozwiązania nie zakładamy takiej możliwości. Technicznie możliwe jest zainstalowanie podpisanego certyfikatu na szynie danych i wywoływanie go automatycznie przy ustawionym na ERP zadaniu wsadowym natomiast takie rozwiązania będą indywidualnie wyceniane dla klientów.
Nasze rozwiązanie operuje wyłącznie na fakturach wystawianych w module SAP SD. W wersji 1.19 eGOV-KSEF planowane jest dostarczenie funkcjonalności obsługi faktur wystawianych w module FI. Wszelkie inne źródła danych wymagają odrębnej analizy i wyceny realizacji. Rozwiązanie zawiera punkty rozszerzeń, które umożliwiają przygotowanie ekstraktorów danych z innych źródeł danych.
Księgowanie dokumentu faktury następuje jak obecnie przy księgowaniu dokumentu w SD - w tym elemencie proces się nie zmienia. KSEF jest tylko dodatkową informacją wyjściową (kanałem dystrybucji) faktury do odbiorcy.
Nie jest to obecnie jednoznacznie określone. W czasie opcjonalnego użytkowania KSEF na pewno nie. Docelowo są możliwe 2 opcje - zintegrowanie w jeden system lub wymiana danych pomiędzy PEF i KSEF na poziomie MF.
Do momentu wejścia obowiązkowości KSEF można używać również alternatywne kanały wysyłki, potem można je używać pomocniczo, ale trzeba uważać, żeby nie księgować podwójnie faktur wejściowych.
Termin obowiązkowego uruchomienia KSEF został już jednoznacznie określony przez MF na luty 2026, więc jeżeli będzie już obowiązek ustawowy, to klient nie może oczekiwać od nas przesyłania faktur inną drogą.
Wysyłka do KSEF jest po zaksięgowaniu dokumentu. Numeru KSEF nie będzie w dokumencie FI, pojawi się on zwrotnie w naszym rejestrze faktur.
Nie ma jednoznacznej wykładni co będzie po wejściu obowiązkowości, ale prawdopodobnie nie.
W naszym kokpicie z rejestrem faktur.
To zależy od błędu, który spowoduje brak zapisu w KSEF: są takie, które można skorygować bez storna i ponowna generacja xml poprawi odpowiednie pola ale są też takie, które wymagają storna i poprawy dokumentu źródłowego.
Kokpit z rejestrem faktur pokazuje statusy przetworzenia faktur, jednym z nich jest prawidłowe przetworzenie przez API KSeF Ministerstwa. Taka faktura otrzymuje również identyfikator KSeF.
Nie, można to obejrzeć w naszym rejestrze faktur lub logach błędów. Powiadomienia można dodatkowo opracować projektowo, podczas projektu wdrożenia rozwiązania.
Tak, księgowanie jest przed przetworzeniem w KSEF. Dokument odrzucony przez KSEF trzeba odpowiednio poprawić i ponownie wysłać, aby został przyjęty.
Nr ID KSEF będzie widoczny tylko w naszym narzędziu, chyba że ktoś będzie bardzo chciał to mieć w dokumencie FI, wtedy dorobimy to projektowo na podstawie odrębnej wyceny.
Nie, dokumenty można przetwarzać zbiorczo.
Tak, dokumenty można weryfikować poprzez wyświetlenie dokumentu źródłowego i struktury xml, można także skorzystać z walidacji, która sprawdzi błędy strukturalne (wykaże np. nieuzupełnione pola obowiązkowe, niewłaściwy format danych). Natomiast ostateczna weryfikacja prawidłowości xml następuje po stronie systemu MF, nie ma możliwości wysyłki testowej.
Tak. Pole uzupełni się automatycznie. W przypadku faktur korygujących w pierwszej kolejności należy wysyłać fakturę pierwotną (korygowaną), tak aby uzyskać ID faktury sprzedażowej (ID KSeF).
Wszystko zależy od rodzaju błędu. Jeśli błąd dotyczy pól pobieranych bezpośrednio z faktury to można wycofać niewysłaną fakturę z Rejestru faktur, następnie ją wystornować i wystawić ponownie prawidłowy dokument. Jeśli błąd dotyczy elementów związanych z fakturą (np. zamówienia, dostawy, dokumentu księgowego) to można poprawić dane źródłowe i ponownie wygenerować XML dla tego dokumentu. Błąd wysyłki wygenerowanego obiektu do KSeF może wynikać również z braku aktualizacji dostarczanego oprogramowania (np. w przypadku zmian w schemacie XSD), w takim przypadku wymaga wystornowania, instalacji nowej wersji SI-KSEF i wygenerowania na nowo komunikatu.
Status jest informacją, na temat przebiegu procesu wysyłki. Jeśli dokument ma status "błędny" to można dodatkowo zwalidować dokument, wtedy otrzymamy dokładne informacje na temat nieprawidłowości.
Zalecamy walidację przed każdą wysyłką dokumentów.
Tak, faktury na rzecz podmiotów zagranicznych mają być wysyłane do KSEF i równolegle dotychczasowym kanałem komunikacji.
W standardzie rozwiązania nie zakładamy takiej możliwości. Technicznie możliwe jest zainstalowanie podpisanego certyfikatu na szynie danych i wywoływanie go automatycznie przy ustawionym na ERP zadaniu wsadowym natomiast takie rozwiązania będą indywidualnie wyceniane dla klientów.
Została przygotowana wersja nagrania webinaru z napisami w języku angielskim.
W standardzie rozwiązania nie zakładamy takiej możliwości. Technicznie możliwe jest zainstalowanie podpisanego certyfikatu na szynie danych i wywoływanie go automatycznie przy ustawionym na ERP zadaniu wsadowym natomiast takie rozwiązania będą indywidualnie wyceniane dla klientów.
Można zaznaczyć całą wyselekcjonowaną listę i podpisać wspólnie.
Z naszego kokpitu nie ma możliwości wyświetlania pdf, ale jak ktoś bardzo chce, to może sobie pozostawić standardową informację wyjściową na wydruk w dokumencie sprzedaży.
Faktury gotówkowe również mają być przesyłane do KSEF. Docelowo MF mówiło o możliwości wysyłki do klienta, który nie posiada systemu, linka umożliwiającego odczyt faktury. Do KSEF nie są natomiast wysyłane paragony uznane za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3, wystawione przez kasę rejestrującą, za przejazd autostradą płatną, za dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych z podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2–6, 8–36 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT; za świadczenie usług zwolnionych z podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 37–41 oraz art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT, jeżeli nie zawierają danych, o których mowa w art. 106e ust. 1 pkt 4.
Dla korekt działa to analogicznie.
Dokument, który został wysłany na Platformę KSeF (dostał się do obiegu prawnego) nie może zostać wystornowany.
Obecnie nie ma formy wyrażenia zgody sprecyzowanej przez przepisy, zakłada się więc swobodę formy. Nie będzie to obsługiwane przez KSEF. Otrzymana zgoda zostanie wprowadzona ręcznie w naszym rozwiązaniu do tabeli zgód dla określonej spółki w określonym zakresie dat.
Kokpit z rejestrem faktur pokazuje statusy przetworzenia faktur, jednym z nich jest prawidłowe przetworzenie przez KSEF. Taka faktura otrzymuje również identyfikator KSEF. Raport jest listą ALV można więc go dowolnie konfigurować i zrzucać do plików zewnętrznych.
Działa podobnie jak system produktywny tylko pod innym adresem. Szczegóły opisane są na tej stronie: https://ksef-test.mf.gov.pl/ wysyłka i odbiór podobnie jak na systemie produktywnym wymaga podpisu certyfikowanego.
Tak, można wyselekcjonować lub zaznaczyć zbiorczo i wysłać razem.
Jeżeli nie wyrazi zgody to faktura musi być dostarczona równolegle dotychczasowym kanałem komunikacji. System automatycznie uruchomi wszystkie dotychczasowe informacje wyjściowe faktury SD na podstawie tabeli zgód.
Mapowania wykonywane są na etapie analizy przez naszych konsultantów. Zasadniczo standard rozwiązania ma już gotowe możliwe do konfiguracji mapowania wszystkich obowiązkowych pól na postawie standardu SAP.
Obecnie nie zakładamy tego.
W aktualnej wersji rozwiązania nie ma takiej możliwości.
Nie, w odrębnej tabeli zgód.
Tak, jeżeli wyjdzie taka potrzeba z fazy koncepcji to zostanie to wycenione i jest możliwe do realizacji.
Nie zakładamy rozszerzenia w standardzie rozwiązania. Może to zostać wykonane projektowo na podstawie odrębnej analizy i wyceny.
Tak, można wyselekcjonować lub zaznaczyć zbiorczo i wysłać razem.
Nie, również faktur wychodzących do klientów zagranicznych.
Faktury z modułu FI zostaną obsłużone w wersji 1.19 rozwiazania, Innych scenariuszy nie zakładamy w standardzie rozwiązania. Może to zostać wykonane projektowo na podstawie odrębnej analizy i wyceny.
Tak, można wykluczyć fakturę z zaznaczenia pakietu do wysłania.
W standardzie rozwiązania tak.
Nie zakładamy rozszerzenia w standardzie rozwiązania. Może to zostać wykonane projektowo na podstawie odrębnej analizy i wyceny.
Kokpit z rejestrem faktur pokazuje statusy przetworzenia faktur, jednym z nich jest prawidłowe przetworzenie przez KSEF. Taka faktura otrzymuje również identyfikator KSEF. Raport jest listą ALV można więc go dowolnie konfigurować i zrzucać do plików zewnętrznych.
Nie ma tego w standardzie rozwiązania. Może to zostać wykonane projektowo na podstawie odrębnej analizy i wyceny.
Księgowanie dokumentu faktury następuje jak obecnie przy księgowaniu dokumentu w SD - w tym elemencie proces się nie zmienia. KSEF jest tylko dodatkową informacją wyjściową (kanałem dystrybucji) faktury do odbiorcy.
W wersji komunikatu FA(3) zostaną opracowane punkty rozszerzeń, które pozwolą na obsługę załączników w postaci ustrukturyzowanej (jako osobny węzeł w komunikacie XML faktury).
Tak, na podstawie odrębnej analizy i wyceny realizacji.
To prawda, JPK-FA nie zawiera faktur przychodzących więc potencjalnie KSeF mógłby go zastąpić ale nie ma takiej jednoznacznej odpowiedzi MF.
Wszystkie informacje dostępne są w ramach jednego raportu. W oknie selekcji można wybrać faktury "Niepotwierdzone/niepoprawne" dodatkowo można zawęzić wyniki do wskazania konkretnej daty i godziny wysyłki.
Nr faktury FI nadawany jest w momencie księgowania przed wysyłką do KSEF i nie ma związku z samą wysyłką.
Dane pobierane są do xml KSEF nie tylko z dokumentu faktury, w standardzie zmapowane są wszystkie pola obowiązkowe, na etapie koncepcji konsultanci wspomagają mapowanie innych oczekiwanych pól.
(...) i - jak numer identyfikujący zapisywany jest przy e-fakturze (faktura korygowana) tak aby wystawiając fakturę korygującą móc go pobrać i zapisać w treści korekty?
W przypadku faktur korygujących w pierwszej kolejności należy wsyłac fakturę pierwotną (korygowaną), tak aby uzyskać ID faktury sprzedażowej (ID KSeF).
W przypadku faktury korygującej ID KSeF pobierze się i zapisze automatycznie.
Zgadza się, wymagane będzie odpowiednie mapowanie po stronie SAP PI/PO/SCPI. Mapowanie nie jest w zakresie standardowej oferty eGOV-KSEF, wymaga odrębnej wyceny.
Zarządzanie uprawnieniami w KSeF jest zaimplementowane w ramach naszego rozwiązania. Warto wspomnieć, że w związku z RODO w naszym rozwiązaniu w SAP nie jest przechowywane odwzorowanie uprawnień KSeF. W razie potrzeby sprawdzenia uprawnień wywoływane jest API autoryzowane podpisem odpytujące system KSeF o aktualne uprawnienia. W ten sam sposób wywoływane jest nadawanie i odbieranie uprawnień.
(...) otrzymania numeru z KSeF.
W praktyce przyjmuje się, że faktura wprowadzona do obiegu to taka, która została wystawiona i przekazana kontrahentowi. Zgodnie z aktualną treścią przepisów ustawy o VAT moment przesłania faktury do systemu KSeF jest równoznaczny z jej wystawieniem. Równocześnie moment przydzielenia fakturze numeru identyfikującego ją w KSeF jest momentem, w którym uznaje się, że została ona otrzymania przez kontrahenta.
Tym samym naszym zdaniem, można przyjąć, że z chwilą wysłania faktury do KSeF następuje jej wprowadzenie do obiegu (zostaje ona wystawiona w rozumieniu ustawy o VAT).
Niezależnie od tego, zgodnie z informacją przekazaną przez Ministerstwo Finansów w zakresie fakultatywnej wersji KSeF, sprzedający ma możliwość po uprzednim wystawieniu faktury w KSeF, udostępnienia wydruku faktury albo pliku PDF z fakturą. Numer KSeF nie musi znajdować się na wydruku. Podkreślamy, że informacja Ministerstwa Finansów dot. braku numeru KSeF na wydruku nie ma charakteru prawnie wiążącego.
W okresie dobrowolności systemu KSeF faktury wystawiane na osoby fizycznie nie muszą być rejestrowane w KSeF – w systemie KSeF wystawiane są wyłącznie faktury ustrukturyzowane, które stanowią jedną z form wystawienia faktury zgodnie z ustawą o VAT (obok wersji papierowej, czy elektronicznej).
Obecnie system KSeF umożliwia wystawienie faktury ustrukturyzowanej na osobę fizyczną i udostępnienie jej m.in. poprzez tzw. dostęp anonimowy.
Według informacji podanych na stronie rządowej system PEF oraz fakultatywny KSeF będą odrębnymi systemami (źródło: https://www.podatki.gov.pl/ksef/informacje-o-ksef/). Nie ma informacji o przyszłości systemu PEF w momencie wprowadzenia obowiązkowego KSeF.
Obecna fakultatywna wersja systemu KSeF nie narzuca daty sprzedaży. Co do zasady moment przesłania faktury do systemu KSeF jest momentem jej wystawienia.
Istnieje możliwość, aby pole P_1 (data wystawienia) w fakturze było uzupełnione inną datą niż data wysyłki faktury do systemu KSeF.
Zgodnie z odpowiedziami Ministerstwa Finansów zamieszczonymi w sekcji Q&A dot. KSeF, w przypadku wystawienia faktury z błędnym NIP możliwa będzie korekta faktury do zera, a następnie wystawienie kolejnej faktury z prawidłowym numerem NIP.
Zgodnie z obecną treścią przepisów ustawy o VAT, faktura która w systemie KSeF uzyska numer identyfikujący jest uznawana za otrzymaną przez nabywcę.
Można założyć, że w praktyce organy podatkowe będą uznawać moment otrzymania faktury przez nabywcę za moment jej dostarczenia.
Obecnie system KSeF ma charakter fakultatywny. W systemie KSeF wystawiane są wyłącznie faktury ustrukturyzowane, które stanowią jedną z form wystawienia faktury zgodnie z ustawą o VAT (obok wersji papierowej, czy elektronicznej).
Jeżeli obecne brzmienie przepisów ustawy o VAT zostanie zachowane również po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF, to moment przesłania faktury do systemu KSeF będzie równoznaczny z jej wystawieniem. Zgodnie z aktualnym stanowiskiem Ministerstwa Finansów fakturę wystawioną poprzez KSeF będzie można następnie udostępnić klientom zagranicznym w formie np. wydruku albo pliku PDF. Konieczne będzie jednak uprzednie wystawienie faktury w KSeF.
Obecnie nie ma regulacji prawnych precyzujących ew. szczególne zasady udostępniania w KSeF faktur sprzedaży podmiotom zagranicznym i nie ma informacji jak to może wyglądać w momencie wejścia w życie obowiązku wystawiania wszystkich faktur w KSeF.
(...) Czy wysyłka w "standardowej" formie wykonywana będzie dopiero po pomyślnym wysłaniu faktury do KSeF?
Jeżeli obecne brzmienie przepisów ustawy o VAT zostanie zachowane również po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF, to moment przesłania faktury do systemu KSeF będzie równoznaczny z jej wystawieniem. Zgodnie z aktualnym stanowiskiem Ministerstwa Finansów fakturę wystawioną poprzez KSeF będzie można następnie udostępnić klientom zagranicznym w formie np. wydruku albo pliku PDF. Konieczne będzie jednak uprzednie wystawienie faktury w KSeF.
Zgodnie z odpowiedziami Ministerstwa Finansów zamieszczonymi w sekcji Q&A dot. KSeF, w przypadku wystawienia faktury z błędnym NIP możliwa będzie korekta faktury do zera, a następnie wystawienie kolejnej faktury z prawidłowym numerem NIP. W innych przypadkach Ministerstwo Finansów nie wspomina o możliwości wystawienia faktury korygującej do zera.
(...) daty wysłania do KSeF?
Tzw. data VAT determinuje obowiązki i terminy związane z wystawieniem faktury w określonym terminie.
Moment przesłania faktury do systemu KSeF jest równoznaczny z jej wystawieniem. Równocześnie moment nadania fakturze numeru identyfikującego w KSeF jest momentem, w którym uznaje się, że kontrahent otrzymał fakturę.
Istnieje możliwość, aby pole P_1 (data wystawienia) w fakturze było uzupełnione inną datą niż data wysyłki faktury do systemu KSeF.
Data, od której naliczany jest termin płatności regulowana jest umową obowiązującą między stronami transakcji.
W okresie dobrowolności systemu KSeF wystawiane są tam wyłącznie faktury ustrukturyzowane, które stanowią jedną z form wystawienia faktury zgodnie z ustawą o VAT (obok wersji papierowej, czy elektronicznej).
Jak rozumiemy, przez fakturę niepotwierdzoną w KSeF rozumiecie Państwo fakturę odrzuconą przez system, czyli niezgodną ze strukturą logiczną albo wystawioną przez osobę nieuprawnioną.
Moment wysłania faktury do systemu KSeF jest równoznaczny z jej wystawieniem. Poprawne wystawienie umożliwia nadanie fakturze numeru identyfikującego w KSeF, co determinuje moment otrzymania przez kontrahenta faktury, którą może pobrać. Tym samym, naszym zdaniem, faktura odrzucona przez KSeF nie może być uznana za wprowadzoną do obiegu gospodarczego (wystawioną w rozumieniu ustawy o VAT).
W rozwiązaniu pudełkowym odbiór faktur z KSeF odbywa sie na żądanie użytkownika SAP. Dostępne faktury są pobierane po uruchomieniu procesu z poziomu kokpitu eGOV-KSEF.
Zarówno proces wysyłki faktur, jak i pobierania, jest wyzwalany na żadanie użytkownika, poprzez wykonanie dedykowanej akcji w kokpicie eGOV-KSEF. Rozwiązania backgroundowe dostępne są przy wykorzystaniu szyn komunikacyjnych (np. PI/PO, czy CPI) i są realizowane indywidualnie w trybie projektowym.
Autoryzacja odbywa się najpierw na poziomie SAP (sprawdzenie ról systemowych), a następnie w API KSeF (role przydzielone w API), gdzie jest weryfikowany cyfrowy podpis uwierzytelniający sesję. Samo pobranie faktur odbywa się przez odpytanie API o faktury wystawione od zadanego znacznika czasowego, a następnie pobranie zawartości XML każdej z nich.
Faktura odebrana z KSeF jest uznawana za technicznie poprawną (zgodność ze schemą jest weryfikowana przez API) i nie podlega modyfikacji w rozwiązaniu eGOV-KSEF. W przypadku błędów biznesowych w dalszym przetwarzaniu (parkowanie faktur, przekazanie do workflow akceptacyjnego itp.) każdy z nich należy rozpatrzeć indywidualnie. Błędy wynikające z działania rozwiązania eGOV-KSEF są naprawiane w ramach gwarancji.
Tak, VIM to SAP Invoice Management by Open Text. Integracja z VIM (jak i dowolnym innym istniejącym w SAP narzędziem do przetwarzania faktur od dostawców) jest realizowana indywidualnie w trybie projektowym.
Tak.
Jeśli wymóg ten wejdzie w życie, to wówczas wymusi wystawianie elektronicznych faktur przez wszystkie podmioty.
Nie, eGOV-KSEF działa zarówno dla ECC 6.0 jak i S/4HANA.
Faktury w KSeF mają ustrukturyzowany format XML. W rozwiązaniu dostępna jest wizualizacja faktury w postaci HTML oraz wydruku SmartForms (z możliwością zapisania do PDF).
W dokumencie księgowanym można wybrać formę płatności.
Ukaże się wówczas komunikat informujący o jego braku w master dacie. Należy wówczas zweryfikować kartotekę.
Dana metryka - dokument pochodzący z KSeF może nie zostać obsłużony w procesie księgowania dokumentu.
Po prostu pozostanie jako nie zweryfikowany i nieprzetworzony. Nie ma oficjalnej wykładni MF w tej sprawie.
Kurs będzie pobierany z XMLa faktury zakupowej.
Możliwe jest jego zmienienie na podstawie daty przeliczenia - wówczas kurs zostanie pobrany z tabel SAPowych lub można będzie go również wpisać ręcznie.
Błędy mogą one być związane np. z niepoprawnym, niekompletnym plikiem XML dostarczanym przez bramkę.
Zaliczka jest jednym z rodzajów dokumentów dopuszczony do obiegu w KSEF przez MF.
Sposób ich przetwarzania i księgowania będzie uzależniony od klienta i jego specyfiki.
(...) jedynie dla obszaru SAP?
Nasz produkt jest głównie skierowany do klientów wykorzystujących SAP jako narzędzie bazowe.
Prosimy o przesłanie ankiety, wówczas będziemy w stanie oszacować, czy jesteśmy w stanie podjąć się wyzwania.
Zakładam że pod pojęciem "naszego" produktu JPK chodzi o licencjonowany przez SAP SAF_T.
Nie, produkty SAF_T i eGOV-KSEF są niezależne i mają odrębną konfigurację.
Narzędzia dedykowanego do skanowania w naszym produkcie nie ma.
Możemy jednak przystąpić projektowo do realizacji takiego wyzwania.
Wstępnie wprowadzany dokument można przerobić dobrowolnie na swoje potrzeby.
Tak, produkt jest obsługiwany w języku EN.
Nasze daty są tożsame z datami SAP występującymi w dok. FI/MM. Jeśli chodzi o datę wpływu jest to kwestia ustawienia mapowania.
Kurs będzie pobierany będzie z XMLa faktury zakupowej.
Możliwe jest jego zmienienie na podstawie daty przeliczenia wówczas kurs zostanie pobrany z tabel SAPowych lub również można zmienić ręcznie.
Na chwilę obecną nie wiemy, nie ma oficjalnej informacji.
Wszystkie dokumenty będą gotowe do procesowania wstępnie wprowadzonego dokumentu. W kolejnym kroku następuje księgowanie bezpośrednie.
Tak, mapowania będą konfigurowalne oraz obsługiwane projektowo. Jeśli struktura będzie się zmieniała,
to nasz produkt oczywiście również będzie dostosowywany do panując wymagań.
(...) natomiast najmniejsza spółka zagraniczna zarejestrowana w PL na potrzeby VAT księguje po kilka dokumentów miesięcznie. Trudno wyobrazić sobie, żeby licencja dla obu spółek kosztowała tyle samo.
Nie, polityka licencyjna opiera się na ilości spółek i uśrednionym obrocie dla spółek na tej samej instalacji systemu. Wewnętrzna dystrybucja kosztów licencji pomiędzy spółki u klienta zależy od jego wewnętrznych uzgodnień.
