Analiza systemu SAP przed wdrożeniem docelowego rozwiązania SAF-T czy Kreatora JPK

Niestety, Ministerstwo Finansów nie opublikowało jeszcze szczegółowego biuletynu zawierającego interpretację poszczególnych pól struktury JPK_KR_ST oraz innych związanych z tym wymagań formalnych. W związku z tym nie możemy być pewni, jak rozpocząć analizę spełniania przez Państwa system SAP wymagań dotyczących raportowania środków trwałych. Nawet jeśli rozpoczęlibyśmy analizę na podstawie dostępnych informacji, na późniejszym etapie mogłoby się okazać, że: 

• analiza jest niekompletna i po opublikowaniu Biuletynu Ministerstwa konieczne będzie przeprowadzenie kolejnej analizy, 
• przyjęte założenia do wykonania analizy mogą okazać się w niektórych aspektach błędne lub sprzeczne z ostateczną interpretacją Ministerstwa Finansów opisaną w Biuletynie, co również wymagałoby ponownej realizacji analizy.

Analiza, którą wykonamy w ramach przedstawionej Państwu oferty, ma na celu przede wszystkim przegląd Państwa systemu SAP pod kątem dostępności niezbędnych danych, które będą wykorzystane w strukturze JPK_KR_PD. Przedsiębiorcy będą zobowiązani do raportowania ksiąg podatkowych, potocznie zwanych JPK_CIT, za rok 2025. W związku z tym przed 1 stycznia 2025 roku system musi gromadzić dane (przede wszystkim dotyczące różnic księgowo-podatkowych), które Kreator JPK będzie mógł bez dodatkowego wysiłku zaciągnąć do struktury JPK_KR_PD. Wynikiem tej analizy będzie lista niezbędnych zmian w Państwa systemie SAP, uzgodnionych z Państwem, wraz z kosztami ich realizacji. 

Przygotowana dla Państwa oferta dotyczy wykonania wspomnianej analizy, której wyniki będą podstawą do wyceny prac niezbędnych do uruchomienia docelowego rozwiązania. Dodatkowo otrzymają Państwo ofertę całościową, obejmującą zakres i wycenę modyfikacji Państwa systemu SAP, koniecznych do wdrożenia standardu rozwiązania Kreator JPK, w ramach których przewidziane są następujące prace: 

•  Konfigurację. 
• Testy wewnętrzne realizowane przez konsultantów Wykonawcy. 
• Przygotowanie scenariuszy testowych. 
• Wsparcie pracowników klienta w testach. 
• Realizacja poprawek konfiguracyjnych po wykonanych testach. 
• Wykonanie dokumentacji powykonawczej dostarczonego rozwiązania. 
• Szkolenie użytkowników końcowych. 
• Przygotowanie systemu do startu produktywnego. 
• Miesięczne wsparcie pracowników Zamawiającego po starcie produktywnym.

Standardowa usługa maitenance nie obejmuje prac wdrożeniowych. Na usługę wdrożenia rozwiązania zostanie państwu przedstawiona szczegółowa oferta wraz z wyceną uwzględniającą wyniki wykonanej analizy.

Nasza oferta jest stała, a my staramy się utrzymać jej zakres niezależnie od zmieniających się wymogów formalnych Ministerstwa Finansów oraz uszczegółowień ogłaszanych przez MF. W miarę możliwości uwzględniamy wszelkie zmiany w tych wymaganiach. Zakres oferty, którą Państwo otrzymali, obejmuje analizę zagadnień określonych w rozporządzeniu z dnia 5 sierpnia.

Trudno jest przewidzieć, w jakim kierunku Ministerstwo Finansów pójdzie w dalszym uszczegóławianiu wymagań w swoich rozporządzeniach. Mamy nadzieję, że wszelkie zmiany nie wpłyną na wycenę prac. Niemniej jednak, nie możemy wykluczyć, że dodatkowe wymagania Ministerstwa Finansów nie wpłyną na konieczność większego zaangażowania zarówno z naszej, jak i Państwa strony w przeprowadzenie analizy. 

Teoretycznie może również zdarzyć się, że MF wprowadzi kolejne zmiany i uszczegółowienia po zakończeniu naszej analizy. W takim przypadku wspólnie z Państwem podejmiemy decyzję, czy do analizy nowych wymagań Ministerstwa Finansów będzie konieczne przeprowadzenie dodatkowej analizy oraz czy będzie ona wymagała dodatkowego budżetu na realizację. Proszę wziąć pod uwagę, że te potencjalne zmiany są obecnie niemożliwe do przewidzenia przez żadną ze stron. Mamy nadzieję, że do takich sytuacji nie dojdzie, ale proszę pamiętać, że niezależnie od wyboru oferty — naszej czy konkurencji — mogą Państwo spotkać się z koniecznością podpisania dodatkowego zamówienia na analizę ewentualnych zmian ogłoszonych w przyszłości.

Zarówno analiza Podstawowa jak i Rozszerzona ma na celu weryfikację dostępności i kompletności danych w systemie SAP Zamawiającego, która docelowo umożliwi automatyczne uzupełnienie wymaganej przez Ministerstwo Finansów struktury JPK_KR_PD dostępnymi w systemie SAP danymi. Przedmiotem analizy Podstawowej będzie między innymi:

A. Analiza systemu SAP Zamawiającego będzie miała na celu ustalenie dla branży przedsiębiorstwa, którą Państwo reprezentują, niezbędnych i koniecznych pozycji wszystkich sprawozdań finansowych, które powinny zostać odzwierciedlone w raportowanej strukturze JPK_KR_PD, upewnienie się, że pozycje te zostały przypisane do wszystkich kont Księgi Głównej, a jeśli nie zostały poprawnie przypisane, ustalenie w jaki sposób i na jakie konta KG takie pozycje powinny zostać zaksięgowane. Cel: potwierdzenie że wartości dla wszystkich pozycji sprawozdania mogą zostać odczytane z kont KG, lub propozycja zmian gwarantujących spełnienie wymagania.

B. Ustalenie wszystkich kategorii oraz wszystkich przypadków różnic między wartością księgową i podatkową oraz weryfikacja poprawności przypisania tych różnic do odpowiednich kont KG, a w przypadku braku takiego przypisania różnicy do konta KG – ustalenie w jaki sposób, i na które konto takie różnice powinny zostać zaksięgowane. Cel: potwierdzenia, że wartości dla wszystkich kategorii różnic będą mogły zostać odczytane z kont KG, lub propozycja zmian w systemie SAP Zamawiającego, gwarantujących spełnienie wymagań raportowych JPK_KR_PD.

C. Ustalenie ogólnej metody zasilania kont różnic podatkowych. Cel: Opracowanie propozycji rozwiązania umożliwiającego uzyskanie właściwych zapisów na kontach różnic podatkowych.

Zakres analizy Rozszerzonej w odróżnieniu wymienionego powyżej zakresu analizy Podstawowej będzie między innymi:

A. Poprzez analizę wszystkich procesów, które są obsługiwane przez Zamawiającego w Systemie SAP, które prowadzą do ustalenia wyniku w dowolnym sprawozdaniu finansowym Zamawiającego, ustalenie dla branży przedsiębiorstwa, którą Państwo prezentują, niezbędnych i koniecznych pozycji wszystkich sprawozdań finansowych, które powinny zostać odzwierciedlone w raportowanej strukturze JPK_KR_PD, upewnienie się, że pozycje te zostały przypisane do wszystkich kont Księgi Głównej, a jeśli nie zostały poprawnie przypisane, ustalenie w jaki sposób i na jakie konta KG takie pozycje powinny zostać zaksięgowane. Dodatkowo w stosunku do analizy Podstawowej, wynikiem analizy rozszerzonej będzie przygotowanie opisu docelowych procesów Zamawiającego, dla tych procesów, które w wyniku analizy wymagać będą zmiany.

Cel: potwierdzenie że wartości dla wszystkich pozycji sprawozdania mogą zostać odczytane z kont KG, lub propozycja zmian gwarantujących spełnienie wymagania oraz przygotowanie opisu przebiegu procesu, który uległ zmianie.

B. Analizę wszystkich procesów Zamawiającego, które skutkują, lub mogą skutkować różnicami między wartościami księgowymi i podatkowymi, pod kątem ustalenia wszystkich kategorii oraz wszystkich przypadków różnic między wartością księgową i podatkową. Dodatkowo weryfikacja poprawności przypisania tych różnic do odpowiednich kont KG, a w przypadku braku takiego przypisania różnicy do konta KG ustalenie kont i sposobu w jaki i na które takie różnice powinny zostać zaksięgowane. Dodatkowo w stosunku do analizy Podstawowej, wynikiem analizy rozszerzonej będzie przygotowanie opisu docelowych procesów Zamawiającego, dla tych procesów, które w wyniku analizy wymagać będą zmiany.

Cel: potwierdzenie, że wartości dla wszystkich kategorii różnic będą mogły zostać odczytane z kont KG, lub propozycja zmian w systemie SAP Zamawiającego, gwarantujących spełnienie wymagań raportowych JPK_KR_PD.

C. Analiza wszystkich procesów Zamawiającego pod kontem ustalenia tych z nich, które mają wpływ na zasilanie kont różnic podatkowych. Na podstawie tej analizy procesów ustalenie ogólnej metody zasilania kont różnic podatkowych.

Cel: Opracowanie propozycji rozwiązania umożliwiającego uzyskanie właściwych zapisów na kontach różnic podatkowych.

Przygotowywana dla Państwa oferta jest ofertą na stałą cenę i obecnie nie widzimy powodów, dla których miałaby ulec zmianie. Jeśli jednak ilość niestandardowych procesów, ilość systemów SAP bądź Jednostek Gospodarczych, lub ilość zagadnień, które już w chwili obecnej identyfikują Państwo jako znaczącą w stosunku do standardowych rozwiązań wdrożeń SAP, proponujemy rozważyć wybór analizy Szczegółowej.

Oferta nie obejmuje swoim zakresem analizy oraz kosztów wdrożenia struktury środków trwałych JPK_KR_ST. Z uwagi, że szczegółowy Biuletyn z interpretacją poszczególnych pól struktury JPK_KR_ST oraz innych związanych z tym wymagań formalnych nie został jeszcze opublikowany analiza spełniania przez Państwa system SAP wymagań dotyczących raportowania środków trwałych obarczona obecnie byłaby dużą liczbą braków oraz propozycji rozwiązań opartych na błędnie przyjętych założeniach. Rozpoczęcie analizy na podstawie dostępnych obecnie informacji skutkowałoby w ostatecznym kształcie analizy tym, że :

• Analiza byłaby niekompletna i po opublikowaniu Biuletynu Ministerstwa konieczne byłoby przeprowadzenie kolejnej analizy, 
• Przyjęte założenia do wykonania analizy mogą okazać się w niektórych aspektach błędne lub sprzeczne z ostateczną interpretacją Ministerstwa Finansów opisaną w Biuletynie, co również wymagałoby ponownej realizacji analizy. 
• Takie podejście nie byłoby akceptowalne przez naszych klientów. Stąd ofertę na wykonanie analizy przedwdrożeniowej dla struktury Środków Trwałych JPK_ST_KR przedstawimy Państwu niezwłocznie, gdy tylko Ministerstwo Finansów opublikuje kompletny Biuletyn z interpretacją wszystkich wymagań.

Wykonana w ramach przedstawionej Państwu oferty analiza ma na celu przede wszystkim przegląd Państwa systemu SAP pod kątem dostępności niezbędnych danych, które mają być wykorzystane w strukturze JPK_KR_PD. Przedsiębiorcy będą zobowiązani do raportowania ksiąg podatkowych, potocznie zwanych JPK_CIT, za rok 2025. Zatem przed 1 stycznia 2025 roku system musi gromadzić dane (przede wszystkim na temat różnic księgowo-podatkowych), które Kreator JPK będzie mógł bez dodatkowego wysiłku zaciągnąć do struktury JPK_KR_PD. Wynikiem tej analizy będzie lista niezbędnych zmian w Państwa systemie SAP, uzgodnionych z Państwem, wraz z kosztami ich realizacji. Przygotowana dla Państwa oferta dotyczy wykonania wspomnianej analizy, a jej wyniki będą podstawą do wyceny prac niezbędnych do uruchomienia rozwiązania docelowego opartego na SAP SAF-T bądź na Kreatorze JPK zależnie od licencji, którą Państwo posiadają. Finalnie otrzymają Państwo ofertę całościową, obejmującą zakres i wycenę modyfikacji Państwa systemu SAP, bazującą na wykonanej analizie oraz koszt obejmujący wdrożenie standardu rozwiązania. Jest on niezależny od ilości zmian w Państwa systemie SAP, a zależny jedynie od ilości Jednostek Gospodarczych, c indywidualnych wymagań Zamawiających, czy od niestandardowego zakresu usługi wdrożeniowej (takich jak konieczność wykonania dodatkowych testów, wykonania dodatkowych szkoleń, przekazanie odpowiedzialności za instalację rozwiązania na Wykonawcę, czy wydłużony okres wsparcia po starcie itp.)

Zaistnienie potencjalnych zmian wprowadzanych przez rozporządzenia Ministerstwa Finansów nie jest obecnie możliwe do przewidzenia przez żadną ze stron. Mamy nadzieję, że do takich sytuacji nie dojdzie, ale niezależnie od tego, którą ofertę Państwo wybiorą — naszą czy konkurencji — mogą Państwo spotkać się z koniecznością podpisania dodatkowych zamówień na analizę ewentualnych zmian ogłoszonych w przyszłości. Ze strony SI-Consulting dopilnujemy, aby w każdym takim przypadku mieli Państwo pełną jasność, czy konieczność dodatkowych kosztów analizy lub wdrożenia wynika ze zmian wprowadzanych przez MF, czy na przykład z dodatkowych wymagań Zamawiającego.

Przewidujemy, że analiza oraz przygotowanie dokumentu z wynikami dla analizy podstawowej zajmie nam maksymalnie miesiąc. Czas ten będzie jednak w dużej mierze zależał od Państwa dostępności, liczby Jednostek Gospodarczych oraz różnic w analizowanych procesach w ramach każdej z Jednostek Gospodarczych. Szacujemy, że w ramach analizy podstawowej konieczne będzie przeprowadzenie od 5 do 10 sesji, z których każda potrwa około 2-4 godzin. Dokładna liczba sesji może jednak zależeć od zagadnień, które wyłonią się podczas analizy i będą wymagały większej uwagi.

Wstępnie założyliśmy, że analiza i przygotowanie dokumentu z wynikami dla analizy Rozszerzonej powinny zająć nam maksymalnie 3 miesiące. Najbardziej jednak będzie to zależało od Państwa dostępności, ilości Jednostek Gospodarczych, rozbieżności w analizowanych procesach w ramach każdej z Jednostek Gospodarczych. W przypadku analizy podstawowej szacujemy, że konieczne będzie przeprowadzenie 8-15 sesji, trwających 2-4 godziny. Dokładna liczba sesji może jednak zależeć od zagadnień, które wyłonią się podczas analizy i będą wymagały większej uwagi.

Dostęp do Państwa systemu SAP developerskiego lub testowego ułatwi nam analizę koniecznych zmian. Z jednej strony, przed przystąpieniem do analizy, będziemy mogli zapoznać się z systemem i przygotować wstępne pytania oraz zagadnienia do omówienia. Z drugiej strony, po przeprowadzeniu sesji, będziemy mogli zweryfikować nasze ustalenia oraz propozycje rozwiązań.

Analizie podlegać będą jedynie wskazane Wykonawcy przez Zamawiającego procesy, które mogą mieć wpływ na realizację obowiązku raportowania JPK_KR_PD. Wykonawca w ramach swojej wiedzy będzie wspierał Zamawiającego w ewidencji tych procesów, ale za ich kompletność będzie odpowiadał Zamawiający.

Przedmiotem analizy są jednie objęte te systemy SAP Zamawiającego i taka ich liczba, jak została uzgodniona w ramach Zamówienia i z których będzie generowany JPK KR_PD w ramach SAF-T. . Przedmiotem oferty, zamówienia nie są inne systemy zewnętrzne poza systemami SAP Zamawiającego.

W ramach listy sugerowanych zmian (CR) w systemie SAP zamawiającego będzie opisana ogólna koncepcja zmian wraz z opisem charakteru zmiany i ogólnego opisu czego zmiana dotyczy (np. czy to nowy raport, nowy program do księgowania, jakaś nowa substytucja itp.) bez szczegółowej specyfikacji rozszerzeń. Taka szczegółowa specyfikacja będzie realizowana już w ramach prac związanych z realizacją CR.

Koncepcja rozwiązania w SAP dla JPK KR_PD nie zmieni się. Niezależnie od tego czy jednostka działa w SSE czy nie rozwiązanie bazuje na saldach kont KG oraz na przypisanych do tych znaczników PD. Wszelkiego rodzaju różnice podatkowe (niezależnie czy wynikają z SSE czy też nie) należy wykazać w węzłach ZOIS i RPD i te różnice mają wynikać z raportowania ich na poziomie kont KG (poprzez np. odpowiednie księgowania dodatkowe uzyskanej ulgi na dedykowanym koncie i z odpowiednim znacznikiem PD).

Dane do struktury JPK_ST_KR odczytywane będą z modułu środków trwałych systemu SAP. Jeżeli moduł taki nie został wdrożony u klientów używających rozwiązania SAP i dodatkowo ewidencja prowadzona jest w Excelu, to będzie istniała możliwość zaimportowania wcześniej przygotowanych danych do Kreatora JPK/SAF-T z plików tekstowych (możliwość taka istnieje obecnie dla wszystkich innych struktur). Dane do importu do SAF-T/Kreatora JPK muszą zostać przygotowane w ściśle określonej strukturze (kolejność i zawartość kolumn).